18 сентября в Москве TAdviser организовал и провел очередную конференцию, посвятив ее системам электронного документооборота и управления корпоративным контентом — СЭД и ECM Day 2024. Спикеры, представлявшие заказчиков, поделились проблемами использования и развития своих систем, а также опытом собственных разработок. Представители вендоров рассказали о кейсах внедрения и возможностях ИТ-продуктов данного класса.

Конференцию посетили представители таких организаций, как «», ФГБУ НИЦИ МИД России, Росимущество, Общественный совет при Минтрансе России, «Гринатом», «Красцветмет», «М.Видео-Эльдорадо», «Белгазпромбанк», «Дикси», «Магнит», «Новиком», «Даккор», «Сбербанк» и многих других. Модератором выступил Алексей Воронин.

Как разгрести гору кадровых документов

Вдвоем выступили Оксана Маликова, директор по персоналу, ГУП ТЭК СПб, и Марья Галицкая, руководитель проектов, ЗАО Digital Design. Они рассказали о внедрении кадрового электронного документооборота на базе системы Docsvision. Речь велась о том, какие этапы прошла система с момента автоматизации документооборота в 2014 году (СЭВ, ECM, BPM, CSP) и что представляет собой платформа сегодня — 2,5 тыс. пользователей, 3,5 млн документов, более 100 процессов.

Оксана Маликова, директор по персоналу, ГУП ТЭК СПб

Кадровый электронный документооборот был реализован в 2023 году. Основными сложностями на этапе подготовки этого проекта стало огромное количество бумажных кадровых документов до перехода на электронное взаимодействие. Мешала и сложная логистика кадровых документов, ведь от сотрудников требовалось приходить в отдел кадров, и территориальная распределенность самих сотрудников, из-за чего срок подписания массовых документов (например, заявлений на отпуск) сильно растягивался.

Марья Галицкая, руководитель проектов, ЗАО Digital Design

Итоги проекта таковы. Реализовано 100 типов кадровых документов (согласно перечню в Федеральном законе от 22 ноября 2021 года № 377). Выполнена интеграция с 1С: ЗУП в части сотрудников, подразделений и получения кадровых документов для подписания в КЭДО. Теперь участниками КЭДО стали более 2 тыс. работников.

Подписание кадровых документов происходит с помощью УНЭП (интеграция с облачным удостоверяющим центром). «Поскольку одним из требований при найме нового сотрудника является его ознакомление с внутренними нормативными актами, была поставлена и решена задача обеспечить будущего работника УНЭП уже на этапе оформления», — пояснила Оксана Маликова. В электронный вид переведены заявления работников, в том числе — на отпуск разных видов. Таким образом достигнута существенная экономия бумаги. «У компании есть планы по развитию КЭДО, — дополнила Марья Галицкая. — В их числе — дальнейшая интеграция КЭДО с «1С: ЗУП», разработка модуля авторизации для мобильного АРМ, чтобы подключить к КЭДО неофисных сотрудников».

Светлана Овчинникова, начальник отдела развития и управления ИТ, проектных закупок и методологии, «Ренессанс Банк», рассказала о сложностях, возникших при создании внутренней СЭД на базе LanDocs, обслуживающей запросы сотрудников банка на закупки нематериальных и материальных активов.

Светлана Овчинникова, начальник отдела развития и управления ИТ, проектных закупок и методологии, «Ренессанс Банк»

Целями внедрения системы были:

• для владельца процесса — информативность, соблюдение процесса, контроль сроков;
• для инициатора — дружественный интерфейс, быстрое заполнение, контроль статусов;
• для аудитора — прозрачность процесса, контроль внутренних нормативных документов;
• для согласующего лица — достаточность информации.

По итогам внедрения СЭД достигнута удовлетворенность ее пользователей на уровне 60%. В настоящее время в СЭД работает 80 человек. Планируется дальнейшее совершенствование системы.

Вместо изначально запланированных полутора лет мы вышли сначала на два, а затем и на 3,5 года окупаемости проекта, — посетовала Светлана Овчинникова. — Чтобы сократить срок окупаемости, мы планируем снизить трудозатраты сотрудников, занятых на обслуживании системы. И вместе с тем нам надо развивать внутреннюю команду поддержки системы.

На текущей стадии проекта в банке поняли, что при развитии системы важно учитывать интересы всех участников процесса. Изучение клиентского опыта и проведение опросов — эффективный инструмент для формирования понимания того, что еще нужно сделать в продукте. Улучшая опыт взаимодействия с системой, можно повысить эффективность ее использования. Подход непрерывных улучшений позволит своевременно выявлять и корректировать продукт, но основная задача — максимизация ценности для клиентов.

Бизнес-процесс живет один день

Станислав Ромащев, заместитель генерального директора по цифровой трансформации, ГК «Ижевский завод тепловой техники», рассказал о том, как здесь выстраивали бизнес-процессы. «Любой внедренный бизнес-процесс живет один день, если его не поддерживать, — уверен он. — Чтобы процесс работал, нужна постоянная переаттестация сотрудников на знание процесса, иначе ничего не получится».

Станислав Ромащев, заместитель генерального директора по цифровой трансформации, ГК «Ижевский завод тепловой техники»

Спикер начал с предыстории: в 2021 году руководством была поставлена задача внедрить современную ERP-систему. Уже в самом начале выяснилось, что на каждом из заводов, входящих в группу, были свои требования к подобной системе. С целью унификации тут приступили к системной реорганизации процессов, которая продолжается и в текущем году. Сначала был создан проектный офис, проведен аудит процессов. Затем сформировали процессный офис, построили процессное управление, провели формализацию бизнес-процессов в системе Business Studio.

В ходе работы в этом направлении выработали алгоритм работы с процессами, сформировали их карту. Затем переработали карту процессов в соответствии с нотацией IDEF-0. Только после проведения этой предварительной работы была выбрана одна из отечественных BPMS-систем. Важный момент: выбрали не из продуктов-лидеров в этом сегменте, а ту систему, где был реализован функционал, который посчитали необходимым. Нужно было:

• сохранение процесса в визуальной среде,
• регламентирование бизнес-процессов,
• создание версий бизнес-процессов,
• контроль и мониторинг процессов по KPI.

После этого в компании приступили непосредственно к цифровизации процессов, поставив перед собой цель с ее помощью изменить систему управления таким образом, чтобы освободить время и сфокусировать персонал на проблемах развития бизнеса. По задумке, это позволит заводу стать гибким в изменяющейся среде. За 3,5 года была сформирована новая архитектура, внедрены 1С: ERP, 1С: ЗУП, Bitrix24, PLM-решение Appius-PLM, система DDFlow, Business Studio. Технически все замыкается на двух продуктах: «1С: Документооборот» и Bitrix24.

Сергей Кубасов, руководитель проекта, «АльфаСтрахование», оценил объем входящей документации, требующей обработки, только за первые восемь месяцев на уровне 1,3 млн документов. Одним из ответственных этапов обработки является валидация документа, включающая в себя типизацию документов, ввод информации в СЭД (атрибутизация), - выбор получателя документа в СЭД (маршрутизация).

Сергей Кубасов, руководитель проекта, «АльфаСтрахование»

В ходе проекта была выполнена частичная автоматизация валидации входящих документов, в результате чего был ускорен процесс валидации документов на 55,7% и на 60% снижена рабочая нагрузка на персонал, высвобождены ресурсы под централизацию других процессов. Кроме того, получилось сэкономить даже на санкциях, потому что теперь нет пени и штрафов по просрочке.

«Мы решили начать с автоматизации обработки входящей корреспонденции, и здесь узким горлышком стала валидация, — говорит Сергей Кубасов. — Для этого мы интегрировались с сервисом Почты России и вышли в итоге на 30% автоматической валидации». В планах компании стоит автоматизация ряда процессов работы с корреспонденцией с целью отсылать данные в различные системы/процессы, ускорять обработку типовых запросов, выравнивать и облегчать маршруты прохождения писем и документов.

Китайский обмен документами

Сергей Гаряев, Import & Export Director, Lamoda, поделился опытом создания и внедрения системы управления внешними независимыми производствами за три месяца. Направление развития собственных брендов получило импульс после ухода ряда западных брендов и освобождения ниш на рынке модной одежды.

Сергей Гаряев, Import & Export Director, Lamoda

Исходными условиями создания системы управления была необходимость произвести 900 номенклатур на 50 фабриках, при этом бюджета не было, а маркировку «Честный Знак» нужно было наносить непосредственно на производстве. Решению задач помогла команда внешних разработчиков, специалисты которой совместно с сотрудниками Lamoda и разработали систему. Это универсальное решение клиент-серверной архитектуры для автоматического получения данных из разных источников и для передачи исполнителю всей необходимой информации (номенклатуры, количества, техзадания на товар).

Изначально предполагалось, что процесс обмена информацией должен быть максимально простым. На стороне исполнителя достаточно компьютера, принтера и сканера, что и было реализовано.

В завершение спикер перечислил вызовы, с которыми столкнулась и на которые ответила команда разработчиков в ходе реализации проекта. На первом этапе никаких готовых решений не нашлось, были только наработки. Идеи подрядчиков расходились с реализацией и требовали больших расходов. Производители товаров не понимали инструкций. Перевод интерфейса на китайский оказался непонятен китайцам. Сканеры производств не распознавали Data matrix (двумерный идентификатор с зашифрованными данными о товаре). На этапе доработки выяснилось, что разработка не успевала за идеями нового функционала. Было сложно и, например, отказаться от Excel. Были и другие, чисто технические проблемы, вроде ограничения со стороны Китая на скачивание файлов из России.

Мы разработали лекала, нашли поставщиков из разных стран, но потребовалось решение для удаленного управления производствами. Однако готового продукта не нашлось, и мы поняли, что нужно все делать самим, — обрисовал ситуацию Сергей Гаряев. — Наш опыт показывает, что любую задачу, какой бы сложной она ни была, даже если она кажется неразрешимой, можно решить, когда есть большое желание, причем даже при отсутствии бюджета.

Еще одно двойное выступление представили участникам конференции Григорий Седлецкий, руководитель группы разработки, BIOCAD, и Елизавета Микирей, старший бизнес-аналитик, BIOCAD, — из компании полного цикла по производству лекарств. Они поделились опытом внедрения ECM-системы Open Text.

Елизавета Микирей, старший бизнес-аналитик, BIOCAD

Решение о внедрении было принято руководством компании еще в 2020 году. Важным моментом явилась возможность самостоятельно конфигурировать ECM-систему, а также легкая интеграция с SAP ERP и CRM-системой Salesforce, отметила Елизавета Микирей.

После известных событий компания лишилась прямой поддержки вендора и стала заниматься развитием собственных компетенций. В определенный момент проект был приостановлен: проходил набор специалистов, их обучение. Потом осуществлен перезапуск проекта.

Внедрение основных модулей завершено в 2023 году. Появилась юридическая часть: контрагенты, договоры, корреспонденция, доверенности. Также сделана система контроля качества (Quality Management System) и электронный протокол партии (электронные маршрутные карты производства).

«Мы не просто перенесли все процессы в новую ECM-систему, но и оптимизировали, ускорили, дополнили их», — подчеркнула Елизавета Микирей. В будущем планируется развитие ECM-системы — внедрение модулей обучения и общекорпоративных документов.

Григорий Седлецкий, руководитель группы разработки, BIOCAD

В общей сложности за три года было выполнено 26 различных интеграций Open Text с учетной системой SAP ERP, — дополнил коллегу Григорий Седлецкий. — В качестве базы данных выбрана ванильная СУБД Postgres 11.

Однако не удалось обойтись и без проблем. В ходе реализации проекта были не только увеличены сроки. Сменился внутренний заказчик в связи с изменением организационной структуры компании. В первоначальном проекте был заложен слишком широкий функционал, наблюдалась конкуренция между модулями за разработку. Мешало и то, что у ИТ-архитектора не оказалось нужной степени компетенции.

На вопросах управления проектами внедрения СЭД и ECM построил свой доклад независимый эксперт Сергей Парижский. Любой проект внедрения СЭД необходимо начинать с нахождения его спонсора (заказчика) и определения целей, которые, по оценке эксперта, могут быть плохими или хорошими.

Сергей Парижский, независимый эксперт

Плохие цели абстрактного характера выглядят так: хочется повысить прозрачность процесса, создать более удобный интерфейс, визуализировать процесс и так далее, а хорошие должны быть конкретными, с количественными оценками. Пример:

• сократить срок согласования документа до n дней (часов);
• перевести в ЭДО n% документов;
• уменьшить количество ошибок при вводе документов до 1%;
• сократить штат делопроизводителей на n человек;
• вдвое уменьшить сроки задач по доработкам функционала.

Затем докладчик рассказал про основные этапы внедрения и озвучил советы по выбору СЭД, обучению сотрудников. «Лучше всего начинать проект внедрения СЭД с поиска спонсора, — уверен Сергей Парижский. — Заказчик должен определить главные цели проекта. Он понимает выгоду от внедрения системы, в том числе, и в денежном выражении. И именно этот человек способен помочь команде, если по ходу проекта возникнут управленческие проблемы».

«Тезисные» выступления

Анастасия Пушкова, владелец продукта, ГК ITMS, и Мария Коляда, руководитель законодательных изменений, ГК ITMS, также выступили дуэтом и рассказали о том, какой подход был выбран для автоматизации выпуска и отзыва машиночитаемой доверенности (МЧД).

Мария Коляда, руководитель законодательных изменений, ГК ITMS

Спикеры пояснили, что за все доверенности в группе компаний отвечает юридический отдел, а все действия с ними проходят через СЭД «Тезис». В системе ведется реестр доверенностей. Сейчас там около 2200 действующих доверенностей и примерно 600 — машиночитаемых. Также здесь осуществляются запросы на выпуск доверенностей, ведется хранение их сканов. Имеется возможность выгрузки реестра доверенностей.

В 2023 году в компании пришли к необходимости использования МЧД, при этом было важно, чтобы МЧД хранились в СЭД «Тезис» и были привязаны к бумажной доверенности, дублируя полномочия и срок действия. «Возможности выпуска МЧД через СЭД «Тезис» у нас не было, поэтому у нас появился дополнительный сервис, это «Контур.Доверенность» для формирования и подписания МЧД, — рассказала Мария Коляда.— На определенном этапе мы поняли, что нам необходимо автоматизировать процессы выпуска и отзыва МЧД».

Анастасия Пушкова, владелец продукта, ГК ITMS

На первой стадии проекта, до автоматизации, количество шагов от момента запроса со стороны сотрудника до выпуска МЧД увеличилось вдвое и выросла нагрузка на юристов, которые многие операции выполняли вручную. В совокупности все это стало предпосылками к упрощению процессов, автоматизации выпуска МЧД для сегмента 2B2, что и было выполнено.«С целью автоматизации выпуска и отзыва МЧД были внесены изменения в СЭД «Тезис», произведена интеграция с «Контур.Доверенность», — пояснила Анастасия Пушкова.

Илья Зайчиков, директор по развитию СЭД «Тезис», «Хоулмонт», посвятил доклад использованию искусственного интеллекта, проблематике его использования, а также новому ИИ-модулю в СЭД «Тезис».

Илья Зайчиков, директор по развитию СЭД «Тезис», «Хоулмонт»

В начале доклада спикер дал определения искусственного интеллекта, машинного обучения и моделей машинного обучения, а также перечислил направления его развития. В их числе он назвал, в частности, предиктивные (предсказание спроса, выявления мошеннических транзакций) и оптимизационные модели (логистика и построение маршрута, закупки, медицина), компьютерное зрение/OCR, обработка естественного языка и речевые технологии, а также ряд других.

Илья Зайчиков подчеркнул, что искусственный интеллект успешно развивается в сегменте b2c, однако в корпоративном сегменте с его использованием много проблем. Во-первых, на рынке дефицит специалистов узкого профиля. Разработка сложна, дорога, инфраструктура стоит немало. Наконец, очень нужны качественные данные.

Спикер напомнил о гранте РФРИТ, полученном компанией еще в 2021 году на разработку ИИ-модуля для управления корпоративным контентом в СЭД «Тезис». В 2023 году этот модуль был разработан, а в этом году добавлен в Реестр отечественного ПО.

Мы получили уникальное на рынке b2b-решение: тут и лоукод, и искусственный интеллект, — сказал Илья Зайчиков. — С искусственным интеллектом теперь могут работать аналитики и администраторы клиента, а не только разработчики. Просто при помощи интерфейса, перемещая квадратики на экране.

Он подробно описал функционал этой компоненты: гибкая роботизация в любом месте системы, работа с классическими моделями и любыми языковыми (YandexGPT, GigaChat, Mistral, LLaMA) в процессах системы, эксперименты и автоматизация без разработчика, обновлений, перезагрузки системы, голосовое управление и так далее.

Докладчик продемонстрировал возможности ИИ-модуля на кейсе обработки входящей корреспонденции. Система способна, помимо распознавания и маршрутизации документа, проанализировать его, выдать справку, самостоятельно найти связанные документы, подготовить проект резолюции и многое другое.

В перерыве и по завершении конференции участники общались в неформальной обстановке, а также имели возможность ознакомиться с решениями и услугами ИТ-поставщиков на стендах, развернутых в холле мероприятия.

Информация о партнерах конференции

СЭД ТЕЗИС — готовое решение для автоматизации документооборота и цифровизации широкого круга бизнес-процессов. Система выпущена в 2010 году российской ИТ-компанией «Хоулмонт». Общее количество внедрений системы превышает 700. Среди крупнейших заказчиков можно отметить АО «Промсвязьбанк», СПАО «Ингосстрах», СПАО «Росгосстрах», British American Tobacco, JTI, МИД РФ, Правительства ЯНАО, Республики Коми и Челябинской области, Администрацию губернатора Самарской области, Российский морской регистр судоходства, Госкорпорацию по ОрВД.

Преимущества СЭД ТЕЗИС: