Несмотря на активное импортозамещение систем электронного документооборота в течение последних двух лет, существенная часть российских компаний только сейчас приступает к замене своих СЭД, построенных на западных платформах. Как отметил, выступая 28 мая на TAdviser SummIT 2024, глава Минцифры Максут Шадаев, многие компании научились закрывать «на бумаге» требования регуляторов по импортозамещению или обосновывать, почему им необходимо оставить иностранный софт.

Тем не менее, объективная реальность постепенно вынуждает меняться всех. Как это сделать правильно — советовали в секции СЭД, работа которой открылась во второй части саммита. Модератором выступила Наталья Лаврентьева, заместитель главного редактора, TAdviser.

Экономия перекроет затраты

Корпоративные пользователи привели массу наглядных примеров своих достижений в области развития СЭД. Так, в компании «Прогресс» (бренд «ФрутоНяня»), где цифровизация документооборота начиналась с создания электронного архива, к настоящему времени уже 85% внутрикорпоративных документов «рождаются» и «умирают» в электронном виде. Уже больше года «Прогресс» работает в электронном виде со всеми активными партнерами, которых у этой организации более полутора тысяч. «Мы гордимся, что у нас нет партнеров, которые не работали бы с нами через электронный документооборот», — заявил Алексей Бердин, руководитель департамента информационных технологий.

Алексей Бердин, руководитель департамента информационных технологий, «Прогресс»

При этом проблему маленьких клиентов решили тут просто: распределили издержки на их подключение к ЭДО по собственным затратам.

Мы подсчитали, что стоимость обмена бумажными документами с пересылкой, потерями, подписанием актов и прочим гораздо выше, чем наша плата за них в электронном документообороте, — пояснил спикер.

В «Ренессанс Банке» основную экономию от внедрения СЭД в процесс закупок получили за счет сокращения времени на поиск документов. Сократилось также время и на аналитику, да и весь процесс в целом стал более управляемым.

Мы теперь лучше понимаем, на каком этапе согласования находится тот или иной документ, что можно сделать, чтобы его ускорить, — рассказала Светлана Овчинникова, начальник отдела развития и управления ИТ, проектных закупок и методологии «Ренессанс Банка». — Скорость прохождения документами маршрута действительно увеличилась значительно, у нас получилось оптимизировать процесс.

Светлана Овчинникова, начальник отдела развития и управления ИТ, проектных закупок и методологии, «Ренессанс Банк»

Ожидается, что полученная банком экономия перекроет затраты на внедрение СЭД уже к четвертому году эксплуатации системы. Пока же СЭД охватывает 47% всех процессов закупок. До конца текущего года систему планируется масштабировать на весь банк.

В компании «Агропромкомплектация», выбравшей в качестве СЭД «1С: Документооборот 3.0», открыли собственный корпоративный центр регистрации, выдав сотрудникам 600 электронных подписей физлиц и 600 машиночитаемых доверенностей. Работа пользователей на площадках ЭДО исключена, все операции с документами и их подписание происходят непосредственно в учетной системе или в СЭД. Как рассказала Наталья Акулич, руководитель центра автоматизации документооборота, «Агропромкомплектация», в месяц теперь подписывается 70 тыс электронных документов. Это более 90% первичного юридически значимого документооборота.

Наталья Акулич, руководитель центра автоматизации документооборота, «Агропромкомплектация»

В итоге тут сократились затраты на хранение и наполовину уменьшилось время на обработку документов, в том числе документов для возмещения НДС, а это весьма существенный плюс для бизнеса. «За счет автоматизации процессов мы смогли высвободить более 40 FTE (full-time еmployee), это порядка 3,6 млн рублей экономии в месяц, и мы создали эффективную платформу, чтобы развиваться дальше», — сообщила докладчица. В следующем году компания планирует запустить проект по созданию витрины для налогового мониторинга.

Рассказывая о внедрении электронного акта списания товарно-материальных ценностей, Гагик Григорян, руководитель проектов управления стратегического развития авиакомпании «ЮТэйр», на первое место среди благ цифровизации также поставил большую экономию на количестве людей, задействованных в процессе.

Гагик Григорян, руководитель проектов управления стратегического развития, «ЮТэйр»

По его словам, процесс списания ТМЦ функционирует как хорошо отлаженный часовой механизм, где каждый актор четко знает свои действия. Помимо экономии на трудозатратах в результате внедрения электронного акта списания освободились полки, на которых лежало списываемое имущество, и это тоже большая ценность для компании, отметил выступающий.

СЭД захватывает рынки и спасает от суда

В девелоперской компании «Самолет» автоматизировали весь жизненный цикл строительства. Внутренний документооборот, как и все процессы, уже несколько лет как стал электронным на 100 процентов. Бумаги остались лишь в отношениях с контрагентами, но и там лишь на 5%, сообщил Василий Долгов, руководитель кластера договорных процессов «Самолет».

Василий Долгов, руководитель кластера договорных процессов «Самолет».

Ожидаемый результат от применения внутренней СЭД или системы контрактного менеджмента за 2024 год составит суммарно 2,7 млрд руб. Они будут получены благодаря контролю себестоимости с помощью автоматизации. Кроме того, тут уже вдвое сократилось время инициации договора.

СЭД обычно воспринимают как конструктор документов, но жизненный цикл договора не заканчивается его подписанием. Любой договор — это основание для судебного разбирательства. Бизнес же теряет деньги именно в момент, когда договор доходит до суда, поэтому такие моменты очень важно отслеживать, и делать это вовремя, убежден спикер. Вместе с компанией «Правотех» в «Самолете» сделали парсер судов общей юрисдикции, который в автоматическом режиме осуществляет мониторинг 860 судов в России на предмет исков против «Самолета».

Найденный иск попадает в судебный реестр в системе Case (one), затем через роботизированную систему к нему привязывается платеж. Компаниям с большим количеством судебных исков это помогает избежать двойных и даже тройных безакцептных кассовых списаний средств, которые нередко происходят, когда по одному и тому же требованию выносится несколько решений разными судьями. «Мы на самом деле видим большой эффект. На сегодняшний день такого парсера судов общей юрисдикции нет ни у кого, кроме нас», — c гордостью говорит Василий Долгов.

Дмитрий Голомидов, руководитель отдела роботизации, «Самолет»

Как дополнительно пояснил Дмитрий Голомидов, руководитель отдела роботизации «Самолета», в результате экспериментов по автоматизации работы с судебными исками здесь пришли к использованию СhatGPT. В полученных с помощью парсера страницах с исковыми требованиями распознают текст, очищают его от персональных данных и отправляют в СhatGPT. Ответ от нейросети забрасывается в Case (one).

В группе FESCO электронный архив начали развивать одновременно с созданием общего центра обслуживания. По истечении двух лет за счет развития спектра перевозочных документов, каналов наполнения и источников получения этих документов. Электронный архив действительно стал центральным звеном в плане хранения документов для всей группы в целом, для всех ее бизнес-активов и, в какой-то степени — системой для работы с данными, отметила Елена Кондратьева, директор по развитию сервисного центра FESCO.

Елена Кондратьева, директор по развитию сервисного центра FESCO.

К примеру, более 85% пакетов документов для получения нулевой ставки НДС система собирает сама, без участия человека. Он может это делать за счет того, что «знает» логистику по каждому контейнеру, в каком случае какой пакет документов требуется, что из этих документов по конкретному контейнеру уже лежит в архиве и чего не хватает. Человек подключается в оставшихся 10-15% случаев, когда система не справилась. Благодаря автоматизации трудоемкость процесса сбора документов «НДС 0» снизилась в 12-13 раз, а сроки подтверждения сократились с 6 месяцев до одного.

Для бизнеса это означает резкое ускорение возврата денег из бюджета. Эффект от автоматизации этого процесса составляет не менее 60 млн руб ежегодно. Причем те же преимущества от сервиса документооборота получают и клиенты FESCO. По некоторым направлениям компания теперь предоставляет клиентам тарифы с «НДС 0», что уже прибавило ей 3% рынка. «Это не работа коммерсантов и маркетологов, это заслуга именно электронного архива», — заявила Елена Кондратьева.

Историей развития СЭД в компании «Мегаполис» поделился Илья Шатунов, ведущий менеджер развития ЭДО и SAP. Несмотря на уже накопленный богатый опыт в этой сфере, при переходе на работу с электронными перевозочными документами (электронно-транспортная накладная, путевой лист, электронный заказ) организация столкнулась с непредвиденными сложностями, связанными, в частности, с невысокой готовностью экспедиторов и перевозчиков к такому переходу, а также с низкой мотивацией грузополучателей при работе по договору транспортной экспедиции.

Илья Шатунов, ведущий менеджер развития ЭДО и SAP, «Мегаполис»

«В связи с очень хорошим уровнем развития ЭДО, это уже инфраструктурная составляющая. И здесь очень важна надежность», — подытожил Илья Шатунов.

Требуется скорость

В России насчитывается около 500 крупных внедрений зарубежных СЭД, причем всем этим решениям уже не менее 7-10 лет. Такие данные привел в своем докладе Константин Герман, директор по продуктовому развитию Lanit Document Management, «Ланит». Несмотря на исходно высокое качество западных решений, внесение любых изменений в эти монолитные продукты требует таких усилий, затрат и времени, что бизнес все-таки поворачивается в сторону отечественного производителя и продуктов с микросервисной архитектурой. При этом, если раньше основные трудности замены СЭД были связаны собственно с технологиями, то последние несколько лет отмечаются сложности с организацией процесса выбора решения. Во многих компаниях внутренний проект от инициативы до заключения контракта зачастую занимает больше или столько же времени, сколько само внедрение.

Константин Герман, директор по продуктовому развитию Lanit Document Management, «Ланит»

Как и другие вендоры, «Ланит» прошел нелегкий путь от монолитной СЭД к микросервисам документооборота, включенным в экосистему единой платформы. «Конструктор СЭД на нашей платформе — это не только программный продукт, это еще и наша экспертиза, которой мы стараемся делиться, чтобы и внутренний проект заказчика, и его развитие совместно с подрядчиком проходили максимально гибко и безболезненно», — подчеркнул Константин Герман.

По его словам, в продукт вложена экспертиза по обоснованию необходимости замены систем электронного документооборота внутри компании, по формированию перечня систем, подлежащих рассмотрению и по критериям их оценки, по расчету экономической эффективности внедрения и общей стоимости владения. «Набор таких фреймворков мы считаем частью продукта», — сообщил спикер.

По наблюдениям спикеров саммита, первое, что хотят получить от отечественных СЭД заказчики — приемлемый показатель времени вывода продукта в эксплуатацию.

Сегодня изменились требования бизнеса. Корпоративные системы должны удовлетворять потребностям в режиме реального времени, — заметил Андрей Чепакин, коммерческий директор компании ELMA.

Андрей Чепакин, коммерческий директор компании ELMA

Для этой цели в компании развивают платформу ELMA 365, реализующую мультитенантную архитектуру, что дает возможность создавать неограниченное количество изолированных сред, которые могут настраиваться или разрабатываться, но при этом используют единые вычислительные мощности. Мультитенантность позволяет реализовать асинхронный цикл разработки, независимое развертывание и масштабирование микросервисов.

Опытом управления контентом и цифровизации процессов поделились со слушателями представители ITFB Group. Платформа «Симфония» имеет целый набор конструкторов, которые позволяют достаточно быстро выводить сервис или процесс в продуктивную эксплуатацию, подчеркнула Анастасия Литвиненко, директор по работе со стратегическими заказчиками ITFB Group.

Анастасия Литвиненко, директор по работе со стратегическими заказчиками ITFB Group

Кроме того, тут разработали и уже активно эксплуатируют целый набор интеллектуальных сервисов с помощью еще одного продукта — EasyDoc, который можно устанавливать как отдельное решение или как модуль в составе «Симфонии». Набор сервисов включает полнотекстовый поиск с учетом семантики русского языка, возможность автоматического распределения входящих писем, автоматическое назначение ответственных.

Вадим Петросян, директор по развитию продукта EasyDoc, ITFB Group

Вадим Петросян, директор по развитию продукта EasyDoc компании ITFB Group, подробно рассмотрел кейс по разбору входящих обращений. Для этой задачи применяются технологии NLP (Natural Language Processing, обработка естественного языка), либо большие языковые модели. «Это две технологии, которые на сегодняшний день внутри системы конкурируют между собой, у каждой свои плюсы и свои минусы», — пояснил он.

Фокус на удобство пользователя, а также на легкость и простоту внесения изменений входит в число приоритетов отечественных разработчиков. К примеру, текущая версия «Атач» — платформы для работы с документами — позволяет вносить изменения в систему силами бизнес-аналитика. Привлечение разработчика необходимо только для интеграции, остальные собственные доработки можно выполнить в административной панели.

Дина Бахарева, директор по развитию «Атач», АТАЧ

«Концепция нашей платформы заключается в том, чтобы избавить пользователя от рутинных операций и сделать максимально удобным его рабочее место в системе», — сообщила Дина Бахарева, директор по развитию «Атач», АТАЧ («ММК-Информсервис»). Систему отличает также встроенный в документ чат, позволяющий обсудить любые вопросы, не выходя из бизнес-процесса. На сегодняшний день у «Атач» насчитывается порядка 20 тыс. пользователей в промышленных и ИТ-компаниях.

Подвесить галерею: Галерея Саммит летний 2024 — Яндекс Диск (yandex.ru)