TAdviser организовал и провел конференцию «СЭД и ECM Day 2022», в которой приняли участие представители вендоров и предприятий различных отраслей экономики. Спикеры рассматривали разнообразную актуальную проблематику данного сегмента ИТ-рынка: концептуальные подходы к внедрению СЭД, возникающие проблемы и способы их решения, конкретные продукты. Вёл конференцию Евгений Лимаренко, директор департамента информационно-технического развития, «Гулливер энд Ко Интернейшнл».
Содержание |
Заказчики о трудностях и радостях внедрения СЭД/ECM
Андрей Косс, начальник отдела развития финансовых систем, ВТБ Лизинг, сначала рассказал о своей компании — более 60 офисов в России, Белоруссии, Ирландии и на Кипре, где работает более 2500 сотрудников, большинство бизнес-процессов связано с перемещением сотрудников и документов, до последнего времени – непрозрачным, с неопределенными сроками.
В 2018 году было принято решение двигаться в сторону безбумажного документооборота, отметил спикер, и прошелся по достижениям этого большого проекта в разные годы. В качестве СЭД была выбрана система «1С:Документооборот», которая внедрялась при помощи внешнего подрядчика. Прорывным стал 2020 год, с января которого весь документооборот был переведен в СЭД, создан электронный архив, а отправка счетов-фактур по основной деятельности стала осуществляться через ЭДО. Своевременная автоматизация, как отметил Андрей Косс, свела к минимуму влияние пандемии.
В 2021-м было продолжено масштабирование решения на дочерние компании, началась автоматизация внутренних кадровых процессов, реализовано подписание организационно-распорядительных документов – на сегодня в системе более 4 млн. 750 тыс. документов. В планах на текущий год – запуск второго этапа юридически-значимого документооборота.
 | Внедрение электронного документооборота – это скорость, мобильность и прозрачность процессов, удовлетворение растущих потребностей бизнеса, — подвел итоги проекта Андрей Косс. — Раньше документ согласовывался в среднем 10 дней, сейчас средняя длительность аналогичных этапов – 1-2 дня. А поскольку в числе основных трендов бизнеса – ESG, мы подсчитали, что благодаря внедрению безбумажного документооборота спасли 526 деревьев |  |
.
Представители «Гулливер энд Ко Интернейшнл» Евгений Лимаренко, директор департамента информационно-технического развития, и Ада Гора, управление перспективной разработки программного обеспечения выступили вместе, поделившись болями и наслаждениями перехода к безбумажному документообороту, – так называлась их презентация.
Евгений Лимаренко, дал общую информацию о группе компаний «Гулливер энд Ко Интернейшнл», специализирующейся на производстве и дистрибьюции детских товаров. Ада Гора посвятила участников конференции в подробности внедрения СЭД как основы безбумажного документооборота.
На старте проекта, в конце 2020 года, в группе компаний работала гибридная система на базе «1С: Документооборот» и «1С:ERP», и это был хаотичный документооборот, как отметила спикер. Причем всеми подразделениями использовалась ЭЦП генерального директора, а элементарная корректировка процесса занимала до двух недель.
В ходе проекта функционал документооборота был вынесен в отдельную внешнюю систему, при этом была сохранена интеграция с учетной системой. Кроме этого, была оптимизирована управленческая структура путем внедрения ролевой модели, позволяющей быстро выполнять настройку в случае замены исполнителей. Это позволило создать единое пространство документооборота, стало легко вводить любые новые процессы обработки внутренней документации. После этого в СЭД была переведена работа сервисных подразделений с целью выполнения их задач и контроля SLA.
В числе дальнейших задач было привлечение в ЭДО внешних контрагентов, для чего требовалось осуществить сшивку учетных систем и программ операторов электронного документооборота. Совместно со специалистами «Контур.Диадок» – основного оператора внешнего документооборота компании – эту задачу удалось решить, отметила Ада Гора. В ходе реализации была сделана ставку на ответственных менеджеров бизнес-направлений, взаимодействующих с контрагентами.
| | За неполные шесть месяцев нам удалось автоматизировать работу с входящей, исходящей, формализованной и неформализованной документацией с внешними контрагентами, связать это с внутренними действующими регламентами, реализовать комплексную работу с единым архивом документов внешнего документооборота во внутренней СЭД. Кроме того, мы выдали личные ЭЦП каждому из подписантов, работающих во внутренней СЭД — отметила Ада Гора. | |
| | Это был фундаментальный сдвиг, когда подписание документов стало возможно на любом устройстве — это существенно повысило качество работы, скорость подписания работы. В целом мы заложили основы цифровизации документооборота - дополнил коллегу Евгений Лимаренко. | |
Руководитель направления ЭДО управления ИТ СберФакторинг Александр Калинин рассказал о разработанной силами своих специалистов цифровой платформе для автоматизации внешнего документооборота с использованием открытого API.
Изначально разработчики попытались взглянуть на ситуацию глазами пользователя, на рабочем столе которого открыто много рабочих мест. Чтобы избежать этого, было решено реализовать открытый API, позволяющий реализовать все процессы факторинга, переведя их непосредственно в учетную систему клиента. Таким образом, клиент может отправлять данные в СберФакторинг с целью получения сервиса из своей учетной системы, причем компания оказывает поддержку при реализации интеграции. Обеспечивается дополнительная безопасность, поскольку доступ к API СберФакторинга реализован через единый доступ к сервисам экосистемы СБЕРа SberAPI Registry. Использование API бесплатно, подчеркнул спикер.
В завершение доклада Александр Калинин привел пример проекта в компании Трансмашхолдинг, с которой на базе платформы Лайтхаус реализован обмен документами, подписанными электронной подписью, с привлечением облачного хранилища.
| | Цифровая платформа позволила привести все бизнес-процессы нашей компании с клиентами в одно русло. Мы постарались учесть все этапы – с заявки до выплаты финансирования и предоставления отчетности — отметил Александр Калинин. | |
На проблематике организации обмена электронными документами с контрагентами остановился Константин Широбоков, программист-разработчик управляющей компании «Талан» – федерального девелопера, имеющего 10 филиалов, порядка 250 сотрудников и работающего на рынке уже 20 лет.
СЭД DIRECTUM внедрена еще в 2012 году, и до сих пор закрывает потребности компании на 90%, отметил спикер. Развитием системы занимается один разработчик и еще три человека занимаются вопросами интеграции. Константин описал ситуацию до внедрения внешнего ЭДО: бухгалтер каждые несколько часов заходит в СБИС, скачивает документ, загружает в почту, отправляет ответственному лицу. Это был преимущественно бумажный документооборот, предполагающий сбор подписей руководителей, сканирование и хранение бумажной копии в архиве. Бумажный документ доставлялся порядка двух недель.
В ходе проекта была сделана интеграция СБИС, СЭД Directum и «1С». В завершение доклада спикер перечислил преимущества перехода на ЭДО:
- время отправки документа от контрагента до компании и обратно – менее 1 минуты (вместо 2-3 недель по почте);
- стоимость отправки документа 7 рублей (вместо 70 рублей за письмо);
- время согласования уменьшено за счет возможности удаленного и параллельного согласования и подписания;
- автоматически созданы документы заявки на расход и документ поступления;
- автоматически сформирован архив электронных документов.
| | СЭД DIRECTUM несет в компании смысловую нагрузку основной среды работы пользователей, — отметил Константин Широбоков. —Тут вовлечены все сотрудники компании. У нас уже готовы гибкие инструменты контроля исполнительской дисциплины. С учетом возможности использования нескольких все очень легко легло на систему DIRECTUM | |
Елена Михайлова, руководитель по направлению документационного обеспечения, ГУП «Водоканал Санкт-Петербурга», рассказала про историю внедрения СЭД в большом государственном предприятии — более 8,5 тыс. сотрудников, сложная распределенная инфраструктура, рост объема документации в среднем на 4,5% в год.
В настоящее время, отметила Елена Михайлова, на предприятии произошли большие изменения, изменилась в целом концепция его развития. И, в частности, принято решение о комплексной автоматизации бизнес-процессов на базе продуктов «1С», причем уже внедрено пять информационных систем на этой платформе, идет активная работа по внедрению еще нескольких. СЭД должна поддерживать сквозные процессы, которые могут протекать в различных информационных системах, констатировала спикер. Соответственно, рассматривается вариант реализации электронного документооборота также на базе «1С» — сейчас документооборот автоматизирован на базе Docsvision.
«При выборе системы мы изучали рынок, знакомились с продуктами, общались с вендорами. Для нас были важны возможности масштабирования, развития, одновременной работы пользователей, и наличие опыта внедрения на подобном предприятии. В числе основных проблем было сопротивление пользователей. На первом этапе было сложно поменять взгляд на процессы документооборота и заставить пользователь выполнять непривычные функции» — поделилась историей внедрения СЭД Елена Михайлова.
Будущему проекту комплексной цифровизации закупочной деятельности банка посвятил свой доклад Андрей Моргунов, главный специалист отдела контроля и аудита закупок Управления по организации и контролю работы с поставщиками, банк «Ренессанс Кредит».
Проект находится на стадии формирования рабочей группы, затем планируется выход на рынок с целью поиска решения, отметил спикер, и перечислил цели автоматизации закупочной деятельности:
- единый подход к процессам;
- соблюдение SLA и приемлемая общая продолжительность закупок;
- сокращение ручных операций;
- сквозные процессы согласований;
- применение шаблонов, инструкций, консолидация закупок.
В числе критериев выбора системы:
- выбор в пользу «коробки» для быстрого старта;
- требуется дружелюбный, интуитивно понятный интерфейс, простоту в обучении работе в системе;
- необходимо мобильное приложение;
- простота интеграции с другими решениями для создания бесшовных информационных потоков;
- архитектура решения должна предполагать возможность плавного масштабирования, роста производительности, самостоятельного развития и создания новых решений на базе системы;
- элементы искусственного интеллекта, роботизации, машинного обучения;
- стоимость приобретения и владения, понимание разовых затрат на внедрение/стоимость владения на горизонте 5 лет.
| | Для нас переход от информационных систем к цифровым технологиям означает создание алгоритмов принятия решения, управления, формирование нового качества информации. Со стороны заказчиков есть запрос на упрощение закупочной документации, сокращение сроков согласования документов и повышение прозрачности процессов — отметил Андрей Моргунов. | |
Анастасия Соловьева, старший бизнес-аналитик Unilever Rus, – компании по производству пищевой продукции и бытовой химии — рассказала про опыт технической поддержки СЭД, разработанной на Alfresco и работающей в компании уже 6 лет. При помощи данной СЭД автоматизировано 32 процесса, в которых работают порядка 2,5 тыс. пользователей.
Спикер выделила несколько уровней технической поддержки конечного пользователя:
- ключевой пользователь процесса — сотрудник, обладающий знаниями процесса;
- сотрудники-чемпионы, принимающие решения о доработках, расставляющие приоритеты ошибок по степени важности и времени исправления;
- сотрудник-владелец процесса в системе, принимающий стратегические решения по развитию процесса.
В числе проблем: текучка кадров среди ключевых и конечных пользователей, для ее решения организовано ежегодное обучение ключевых и конечных пользователей. Отметила спикер и важность ежегодного опроса пользователей, помогающих получить обратную связь.
| | Проблема экспертизы, т.е. сотрудников-чемпионов, участвовавших во внедрении продукта, возникающая в связи с уходом сотрудников была решена с помощью портала знаний на основе SharePoint с пользовательскими инструкциями, видеотренингами для пользователей, ответами на часто задаваемые вопросы — пояснила Анастасия Соловьева. | |
Вендоры о своих предложениях и опыте внедрения
Директор по разработке ECM LanDocs ЛАНИТ Илья Бодров посвятил свое выступление продукту компании ECM LanDocs. Спикер рассказал об интерфейсе СЭД/ECM, работе пользователей различных профилей – многозадачных, узких, о структурировании заданий по срокам исполнения, роли пользователя в процессе. В числе прочего, у пользователя есть возможность создать тот интерфейс, который ему необходим — например, в виде календаря с задачами на каждый день. Руководитель может ставить задачи перед подчиненными и контролировать их исполнение. При этом все функции адаптируются под экран мобильного телефона.
В системе есть собственный движок для маршрутизации документов, позволяющий пользователю быстро распределять создаваемый документ по участникам процесса, реализованы возможность подписания документов электронной подписью и неформализованный документооборот. В последней версии ECM LanDocs 3.8 предусмотрен раздел, направленный на проектную работу. Он содержит вики-странички для совместного заполнения, свободную структуру для наполнения файлами, средства управления задачами и все это внутри защищенного контура, на территории РФ.
В планах по развитию системы:
- развитие направления неформализованного оборота;
- интеллектуальные сервисы;
- LanDocs как платформа для разработки;
- повышение быстродействия.
| | Неформализованный документооборот – большая тема, — пояснил Илья Бодров. — Процессы в крупных организациях, с которыми мы работаем, тяжелые, многоэтапные, а мы даем возможность их спрямлять, делать неформализованными | |
Про СЭД компании рассказал Илья Зайчиков, HAULMONT, владелец продукта СЭД «ТЕЗИС» — системы, входящей в реестр Минцифры и в Топ-3 самых популярных решений на этом сегменте ИТ-рынка по версии TAdviser. Как и другие продукты компании, СЭД создана на платформе Jmix (экс-CUBA Platform).
Спикер напомнил о достижениях компании по итогам прошлого года. В частности, осенью прошлого года был выпущен клиентский релиз с новым дизайном. В системе изменились карточки задач, работа с фильтрами, был существенно переработан главный экран. Илья Зайчиков также рассказал участникам конференции о новой функциональности СЭД «ТЕЗИС», в частности – т.н. виджетах-макросах, а затем перешел к планам развития системы в контексте новых возможностей искусственного интеллекта.
Илья Зайчиков отметил, что в 2021 году компания получила грант РФРИТ на создание и внедрение модуля на базе искусственного интеллекта для управления корпоративным контентом в составе СЭД ТЕЗИС. На эту работу отводится полтора года, при этом планируется, что этот модуль будет разбит на пять больших подсистем:
- подсистема для работы с макросами.
- модуль регистрации событий;
- компонента для анализа поведения пользователя в системе и его ролевой модели;
- модуль машинного обучения для принятия решений по документам канцелярии;
- подсистема машинного обучения для принятия решений по повторяющимся событиям.
| | В этом году мы планируем большой релиз, в котором получат развитие модули ИИ, HR, интеграция с провайдерами кадрового ЭДО, low-code-инструменты и ЮЗДО — дополнил Илья Зайчиков. | |
Генеральный директор DocManagement Consult Софья Ульянцева высказалась за новый подход к организации ЭДО, основанный на цифровом документе, обладающем юридической силой без скана бумажного носителя, и об эталонной модели СЭД.
Спикер констатировала, что современные гибкие системы документооборота учитывают любые пожелания пользователя и приводят к реализации документооборота «как есть». Она отметила, что на рынке наиболее распространен упрощенный подход к проектированию СЭД в первую очередь – по запросам канцелярии, которая является носителем наибольшего количества ошибок, и перечислила основные недостатки таких СЭД:
- высокая трудоемкость внедрения;
- ошибки в организации документных процессов и процедур, закрепленные автоматизацией;
- направленность на бумажные модели документооборота;
- СЭД включают в себя только управленческую документацию, а это всего 15% от общего объема документооборота;
- ограниченное количество видов документов — служебные записки, приказы и договоры, тогда как в российском делопроизводстве более 3 тыс. документов.
Эффективная система должна содержать предварительно настроенные объекты, а также структурированные данные, отметила Софья Ульянцева, и рассказала об эталонной модели СЭД и методике проектирования целевого безбумажного документооборота, разработанных и апробированных компанией на практике, — на ее основании делается аудит документооборота заказчика, выявляются отклонения от целевой модели, производится корректировка процессов.
| | Выход в том, что должен оборачиваться именно электронный документ, обладающий юридической значимостью, а не скан бумажного, — констатировала Софья Ульянцева. — На сегодня юридическую значимость документу по-прежнему обеспечивает бумажный носитель, а должна обеспечивать сама СЭД, и сохранять ее на протяжении всей жизни документа | |
Руководитель продукта АТАЧ Дина Бахарева, «ММК-Информсервис», рассказала о платформе цифровизации документооборота АТАЧ, тенденциях цифровизации, основных причинах для замены СЭД и о реальном кейсе замены СЭД в группе компаний с 10 тыс. пользователей.
Спикер отметила все возрастающую скорость цифровизации, обозначила новые тенденции:
- появление кадрового документооборота (Закон №377-ФЗ);
- невозможность оперативного перевода офисов на удаленный режим (№407-ФЗ)
- новые требования к электронным архивам (приказ №236)
- новые требования ФНС (электронная транспортная накладная от 12.01.2022).
И далее Дина Бахарева назвала пять ключевых причин для замены СЭД:
- рост бизнеса, новые активы;
- зоопарк систем ЭДО: поддержка разрозненных локальных децентрализованных СЭД, сложность поддержки разных решений и высокие затраты;
- устаревшие интерфейсы: 36% рабочего времени уходит на поиск информации, в 44% случаев поиск безуспешен, 61% сотрудников используют более 4-х систем;
- импортозамещение: согласно стратегия цифровизации 4663 проекта необходимо реализовать до 2024 года, зарубежные СЭД не соответствуют требованиям РФ;
- децентрализованный документооборот: отсутствие единого цифрового пространства.
В завершение спикер рассказала о новых возможностях решения – встроенном чате, удобном поиске документов, их архивирования и многих других.
В чем главное отличие эталонной модели СЭД, разработанной компанией, от других методик построения ЭДО?
Софья Ульянцева: Эталонная модель документооборота (reference model) спроектирована впервые. В этом новаторство. На сегодняшний день ни одним вендором не предложена научно обоснованная и апробированная технология с детальными алгоритмами выполнения работ, направленная на цифровизацию документооборота.
Есть лишь верхнеуровневые рекомендации и сложившаяся практика автоматизации документооборота, которая характеризуется:
- Высокой трудоемкостью работ, которая связана с большим объемом первичных данных о документных процессах предприятия.
- Ошибками в организации документных процессов и процедур, закрепляемыми автоматизацией.
- Направленностью на бумажные модели документооборота, которые преобладают на российских предприятиях. С таким подходом связана необходимость поддерживать две системы документооборота – бумажную (оригиналы документов) и электронную (процессы обработки документов).
- Наличием в электронных архивах только сканированных копий документов, не имеющих юридической значимости.
- Ограниченным составом видов документов, включаемых в системы электронного документооборота (не более 15% от общего объема документооборота). На таком объеме автоматизированных документов нельзя говорить об экономическом эффекте от автоматизации, и такой подход является препятствием на пути цифровизации документооборота.
Эталонная модель построена нами на основе информационно-логической модели, которая включает постоянные компоненты, заранее известные и установленные нормативно-правовыми актами, методическими документами в области управления документами.
На основе информационно-логической модели строится переменная функционально-логическая модель во взаимосвязи с направлениями деятельности конкретной организации, а также с применяемой моделью управления: процессной, продуктовой, проектной, функциональной. Эти работы выполняются на этапе внедрения ECM-системы.
К предопределенным объектам относятся виды официальных документов, сроки их хранения, реквизиты и метаданные для каждого вида документа. Важность применения предопределенных объектов нельзя переоценить. Например, срок хранения документа определяет способ создания и хранения электронного документа:
- документы сроком хранения свыше 10 лет подписываются квалифицированной электронной подписью, формируются в zip-архив, конвертируются в архивный формат хранения PDF-A и передаются в систему хранения электронных документов (СХЭД) с предопределенным набором метаданных для каждого документа;
- документы сроком хранения до 10 лет могут быть подписаны простой или неквалифицированной электронной подписью, не требуют конвертации в архивный формат и остаются на хранении в системе, в которой были созданы.
Применение методики «Эталонной модели» позволяет
- управлять сроками и качеством работ;
- быстрее адаптироваться к реализации методики в рамках уже сложившейся модели документооборота конкретного предприятия;
- сократить время анализа действующих процессов и проектирования целевой модели;
- повысить возможности масштабируемости и управляемости системы документооборота в условиях увеличения количества обрабатываемых документов при переходе на безбумажную модель.
Методика не привязана к конкретному программному продукту, является универсальным инструментом подготовки предприятия к автоматизации документооборота и формирования стратегии цифрового развития предприятия.
Компанией ООО «ДокМенеджмент Консалт» проведено исследование по выявлению совокупности информационных объектов и определения их структурных связей для включения в автоматизированные системы электронного документооборота.
Мы видим ряд преимуществ во внедрении ECM-систем с применением Эталонной модели:
- Соблюдение требований законодательных и нормативно-правовых актов, нормативно-методических документов к документированию деятельности, организации документооборота и хранения документов. Преимущество достигается за счет того, что эталонная модель сформирована на основе указанных требований.
- Повышение возможности масштабируемости и управляемости системы управления документами в условиях увеличения количества обрабатываемых документов за счет тиражирования управленческих процессов, выстроенных с применением эталонной модели.
- Снижение себестоимости проектов внедрения за счет сокращения срока проекта внедрения автоматизированной системы электронного документооборота, спроектированной на основе эталонной модели.
- Повышение эффективности систем электронного документооборота за счет унификации, классификации и систематизации корпоративных данных организаций относительно эталонном модели. Эффективность внедренных автоматизированных систем электронного документооборота выражается в повышении производительности труда работников, а также в повышении качества корпоративной информации, обеспечивая ее полноту, объективность, достоверность, точность, актуальность и ценность.
Как оцениваете состояние отрасли разработки систем электронного документооборота? Станут ли современные СЭД частью цифровой трансформации корпоративного управления?
Софья Ульянцева: Считаю, что отрасль находится в состоянии стагнации. Связываю это с тем, что вендоры пока не осознали принципиальную разницу между автоматизацией и цифровизацией документооборота. Напомню, что цифровизация документа - это перевод оригинала с бумажного носителя в цифровой формат, а автоматизация – это прохождение карточки документа с файлом по этапам обработки: создание файла, согласование файла, распечатка файла и подписание на бумаге (создание оригинала), сканирование оригинала и прикрепление к карточке скан-образа, то есть оригинал – на бумаге, в ECM-системе – информация о документе.
При автоматизации юридическую силу и значимость документа по-прежнему обеспечивает бумажный носитель, вернее правильный набор правильно оформленных реквизитов. При цифровизации появляется новый объект – электронный документ, обладающий юридической значимостью, которая обеспечиваются иначе по сравнению с бумагой. Поэтому задача цифровизации документооборота значительно сложнее, требует иного подхода и к внедрению, и к самим информационным системам.
Примером ориентированности на автоматизацию и упрощенческого подхода к разработке программных продуктов является бурное развитие функциональности обмена неструктурированной информацией и ставка на «гибкость» программных продуктов. Именно гибкость делает проекты внедрения долгими и трудоемкими.
Ярким примером стало выступление одного из вендоров с рассказом о реализованной «большой зеленой кнопке», которая обеспечивает автоматическую отработку всех поставленных перед руководителем задач согласования и подписания. Откуда у руководителей запрос на «зеленую кнопку»? Руководитель визирует и подписывает документы по-прежнему на бумажном носителе, затем в системе приходят задачи по этим же документам, что вызывает, безусловно, раздражение. Но выход из этой ситуации не в автоматической отработке задач, а в работе с цифровым документом и отказе от дублирования информации в бумажном и электронном виде.
Так что цифровой документооборот – это принципиально новое направление деятельности, а не просто игра терминов и новый виток автоматизации. Цифровая трансформация корпоративного управления потребует совместной работы методологов по управлению документами и специалистами ИТ-отрасли, которым давно пора начать сближать позиции. Необходимо уходить от подхода внедрения систем электронного документооборота и начинать проектировать корпоративные интегрированные системы управления цифровыми документами.
| | Мы заменили старую СЭД в Группе ММК, с количеством пользователей более 15 тыс., — рассказала Дина Бахарева. — Новая СЭД АТАЧ закрыла все потребности автоматизации юридического, финансового документооборота. Система реализована в виде веб-приложения для десктопа, смартфона, планшета, причем с одинаковым набором функций, независимо от устройства | |
Андрей Чепакин, коммерческий директор ELMA, напомнил, что помимо выбора одной из СЭД, представленных на рынке, у компании есть возможность создать собственную систему документооборота на основе low-code-платформы ELMA.
Традиционно для защитников лоукод-подхода спикер перечислил недостатки общепринятого порядка разработки корпоративных приложений: объемное техническое задание, длительные этапы разработки, внедрения, стабилизации, тестирования. Разработка на базе лоукод-платформы позволяет ускорить эти процессы с помощью прототипирования будущей системы, Agile-разработки, стабилизации в режиме встреч с заказчиком, развертывания, эксплуатации и поддержки с использованием микросервисной архитектуры и динамического управления нагрузками.
И далее Андрей Чепакин подробно остановился на том, как использовать лоукод-платформу ELMA для разработки СЭД, проанализировав их преимущества в сравнении с классическими системами ЭДО. Одно из них – архитектурная изоляция создаваемых приложений в рамках единой системы, что позволяет СЭД работать без перезагрузки при внесении изменений, а готовые приложения могут быть легко импортированы и экспортированы. При этом создаваемые приложения могут запускаться извне в формате веб-сервиса, а также автоматически доступны на мобильных устройствах.
В заключение спикер резюмировал особенности лоукод-систем: уровни абстракции и архитектурная изоляция приложений, расширяемая объектная модель, наличие графического конструктора, BPM-движок для управления логикой, автоматическая генерация API для приложений, мобильное приложение, публичный набор инструментов для разработчиков (SDK).
| | Многие говорят, что на лоукод-платформе можно создавать только простые приложения, но это не так, — пояснил Андрей Чепакин. — Силами аналитиков можно делать сложные приложения, поэтому лоукод-подход очень хорошо подходит и для решения задач ЭДО | |
СЭД на базе лоукод-платформы ELMA365 – это всегда заказная разработка под конкретного клиента или в продуктовом портфеле компании имеются преднастроенные СЭД-продукты? Для каких клиентов они предназначены?
Андрей Чепакин: Конечно, подготовленные эталонные СЭД-конфигурации, которые размещены в ELMA Store. Любой клиент ELMA может воспользоваться ими бесплатно. Эти конфигурации подойдут среднему и крупному бизнесу.
Развитие собственными силами СЭД, созданной на базе лоукод-платформы,предполагает определенный уровень компетенций на стороне заказчика. Как компания помогает своим клиентам в этом вопросе?
Андрей Чепакин: Мы рекомендуем формировать команду, состоящую из следующих специалистов:
- Аналитик. Работает с требованиями заказчика, "налету" фиксирует их с помощью прототипа.
- Low-code разработчик. Производит настройку ELMA365, этому специалисту может понадобиться компетенция написания скриптов.
- Подготовка такого специалиста занимает 1-2 месяца.
Андрей Каравашкин, архитектор ИТ-решений, ECM-Консалтинг, затронул в докладе тему шире, чем создание СЭД/ECM, и одновременно специализированно: спикер рассказал о возможностях платформы Open Text Extended ECM Platform как связующего звена для управления контентом всех информационных система предприятия.
Спикер отметил важность управления контентом в рамках единой системы, в противном случае возникают следующие проблемы:
- фрагментированный контент замедляет процессы;
- неконтролируемый контент создает риск нормативно-правового несоответствия;
- несогласованный контент ухудшает производительность;
- недоступность влияет на уровень сервиса и качество продукта;
- отсутствие связанности с приложениями делает контент бесполезным.
Поскольку в большинстве компаний, помимо ECM, работает много других информационных систем, все перечисленные проблемы широко распространены. Компания Open Text взялась за решение этих проблем путем создания OpenText Extended ECM Platform – системы с интеграционным слоем, позволяющим работать со всеми другими информационными системами предприятия. Андрей Каравашкин рассказал, что ключевой модуль платформы — рабочее пространство Business Workspace, и далее подробнее остановился на возможностях платформы. Одна из основных возможностей: пользователи могут получать доступ к документам из ERP-системы или любой другой, с которой интегрирована ECM. За счет удобства работы рутинные операции перестают быть рутинными, а люди становятся более продуктивными и ответственными. Система внедрена в компании BIOCAD и многих российских производственных компаниях, заключил спикер.
| | Традиционная ECM-система сама по себе не решает все проблемы управления контентом, — отметил Андрей Каравашкин. — Она прекрасно контролирует процессы, происходящие в ней, оптимизирует работу с документами, рождаемыми внутри системы, но у компании, как правило, работает много других систем – ERP, CRM, HR. Далеко не все эти системы позволяют работать с контентом. Компания OpenText решила эту задачу, разработав универсальный слой для интеграции на уровне UI практически любой информационной системы предприятия | |
О некоторых результатах внедрения платформы OpenText Extended ECM Platform рассказала Ольга Ядрихинская, инженер-программист отдела автоматизации бизнес-процессов, BIOCAD — компании полного цикла лекарственных препаратов, от поиска молекулы до массового производства.
Спикер обозначила основные требования к ECM: расширенный набор инструментов обработки, возможность накопления информации, работа с различными типами документов, их гибкая маршрутизация, совместная работа пользователей в территориально-распределенной компании, обмен юридически-значимыми документами с внешними партнерами.
В перечне автоматизируемых процессов: – работа с контрагентами;
- договорные документы;
- входящая и исходящая корреспонденция;
- доверенности;
- судебный блок;
- объекты интеллектуальной собственности.
И далее спикер подробнее остановилась на автоматической генерации договорных документов — есть специальный конструктор, позволяющий автоматизировать основные шаги по созданию договоров, интеграции с внешними системами, а также рассказала про архитектуру бизнес-приложений:
- основное приложение ECM;
- встроенные средства разработки приложений;
- дополнительные модули.
| | Многие модули мы разрабатываем сами, внутри компании – есть соответствующий инструментарий в ЕСМ-платформе, — сказала Ольга Ядрихинская, — Самое сложное, как всегда, – это интеграция с внешними системами. На сегодня реализована интеграция с «1С: Управление персоналом», корпоративной учетной системой и системой автоматизации продаж | |
Информация о партнерах конференции
Департамент систем управления документами (ДСУД) создан в ГК ЛАНИТ в 1998 году. Более 200 специалистов департамента реализуют масштабные проекты по управлению корпоративным контентом для организаций из различных отраслей экономики России и стран СНГ
СЭД ТЕЗИС — готовое решение для автоматизации документооборота и цифровизации широкого круга бизнес-процессов. Подходит для компаний любых размеров и отраслей, государственных структур, научных, финансовых и медицинских учреждений. Преимущества системы:
- Широкие возможности без дополнительных затрат. После быстрой установки доступны типовые функции СЭД: документооборот, канцелярия, управление поручениями, организация совещаний.
- Работа в любой точке мира и с любого устройства: полнофункциональный веб-клиент, передовое мобильное приложение, поддержка любых операционных систем и полная кроссплатформенность.
- Мобильное приложение на острие технологий: поддержка iOS и Android, любое количество пользователей, работа без интернет-подключения, быстрая адаптация при модификациях. Разработано на базе передового фреймворка React Native.
- Безграничная свобода развития. При желании в СЭД ТЕЗИС можно автоматизировать финансовые, кадровые или любые другие процессы, провести интеграцию с учетной системой, создать электронный архив и т.д. Проводить модификацию может вендор, а также партнеры или специалисты заказчика. Исходный код продукта написан на популярном языке Java. Команда продукта проводит обучение администратора СЭД и разработчиков. Это гарантирует заказчику независимость от вендора.
- Цифровизация для крупного бизнеса: высокий уровень отказоустойчивости, обмен документами внутри холдингов, легкое масштабирование за счет архитектуры системы, в основе — признанная во всем мире платформа.
- Решение на 100% соответствует политике импортозамещения.
СЭД ТЕЗИС выпущена в 2010 году. Общее количество внедрений системы превышает 600. Крупнейшие проекты в госсекторе — это МИД РФ, Правительство ЯНАО, республики Коми, Администрация Троицкого муниципального района Челябинской области, Администрация губернатора Самарской области, Российский морской регистр судоходства, Госкорпорация по ОрВД. В коммерческом секторе наиболее значимые клиенты — ПАО «Промсвязьбанк», Ингосстрах, Nissan, Nokia, British American Tobacco, Skyeng, [ювелирная промышленность|ювелирная]] сеть 585 GOLD, Whirlpool и Roche.
Подробнее о СЭД ТЕЗИС
Анастасия СоловьеваJunior IT Manager ECM, Unilever Rus
Александр КалининРуководитель направления ЭДО управления ИТ, Сбербанк Факторинг
Павел СоколовДиректор департамента информационных сервисов, BIOCAD
Ольга ЯдрихинскаяИнженер-программист отдела автоматизации бизнес-процессов, BIOCAD
Елена МихайловаРуководитель по направлению документационного обеспечения, ГУП «Водоканал Санкт-Петербурга»
Вадим КоровкоНачальник отдела прикладных разработок, ABB Group
Евгений ЛимаренкоДиректор Департамента информационно-технологического развития, Гулливер энд Ко Интернейшнл
Софья УльянцеваГенеральный директор, ДокМенеджмент Консалт
Константин Широбоковпрограммист-разработчик ЭДО, Управляющая компания "Талан"
Дина БахареваРуководитель продукта АТАЧ
Ада ГораУправление перспективной разработки программного обеспечения, Гулливер энд Ко Интернейшнл
Андрей КоссНачальник отдела развития финансовых систем, ВТБ Лизинг
Илья Зайчиков Product Owner СЭД ТЕЗИС
Андрей ЧепакинКоммерческий директор ELMA
Илья БодровДиректор по разработке ECM LanDocs, ЛАНИТ
Андрей МоргуновГлавный специалист Отдела контроля и аудита закупок Управление по организации и контролю работы с поставщиками, Ренессанс Кредит
По вопросам регистрации, выступления с докладами или спонсорского участия, обращайтесь по адресу: conf@conferos.ru
| Время | Тема доклада | Докладчик |
|---|---|---|
| 10:00 | ОТКРЫТИЕ КОНФЕРЕНЦИИ | ЕВГЕНИЙ ЛИМАРЕНКО Модератор мероприятия |
| 10:10 | [БОЛЬШЕ, ЧЕМ СЭД - НЕФОРМАЛИЗОВАННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ И КЭДО В ECM LANDOCS] | ИЛЬЯ БОДРОВ Директор по разработке ECM LanDocs, ЛАНИТ |
| 10:25 | ИЛЬЯ ЗАЙЧИКОВ Product Owner СЭД ТЕЗИС | |
| 10:40 | СОФЬЯ УЛЬЯНЦЕВА Генеральный директор, ДокМенеджмент Консалт | |
| 10:55 | ДИНА БАХАРЕВА Руководитель продукта АТАЧ | |
| 11:15 | АНДРЕЙ ЧЕПАКИН Коммерческий директор ELMA | |
| 11:35 | АНДРЕЙ КАРАВАШКИН Архитектор ИТ решений, ЕСМ-Консалтинг | |
| 11:50 | ПАВЕЛ СОКОЛОВ Директор департамента информационных сервисов, BIOCAD | |
| 11:50 | ОЛЬГА ЯДРИХИНСКАЯ | Инженер-программист отдела автоматизации бизнес-процессов, BIOCAD |
| 12:30 | ПЕРЕРЫВ | |
| 13:00 | ЕВГЕНИЙ ЛИМАРЕНКО Директор Департамента информационно-технологического развития, Гулливер энд Ко Интернейшнл | |
| АДА ГОРА | Управление перспективной разработки программного обеспечения, Гулливер энд Ко Интернейшнл | |
| 13:15 | АНДРЕЙ КОСС Начальник отдела развития финансовых систем, ВТБ Лизинг | |
| 13:30 | АЛЕКСАНДР КАЛИНИН Руководитель направления ЭДО управления ИТ Сбербанк Факторинг | |
| 13:45 | КОНСТАНТИН ШИРОБОКОВ Программист-разработчик ЭДО, Управляющая компания "Талан" | |
| 14:00 | ЕЛЕНА МИХАЙЛОВА Руководитель по направлению документационного обеспечения, ГУП «Водоканал Санкт-Петербурга» | |
| 14:15 | АНДРЕЙ МОРГУНОВ Главный специалист Отдела контроля и аудита закупок Управление по организации и контролю работы с поставщиками, Ренессанс Кредит | |
| 14:30 | АНАСТАСИЯ СОЛОВЬЕВА Старший Бизнес аналитик, Unilever Rus | |
| 15:00 | ЗАВЕРШЕНИЕ МЕРОПРИЯТИЯ |
Участники конференции
| Локомотивные технологии | — | Начальник управления единого заказчика ИТ |
| СТАН | — | Заместитель директора ИТ по проектам |
| Корпорация Комета | — | начальник службы ДОУ |
| Центр гигиены | — | Начальник отделения |
| ФГАУ НИИ Восход | — | Начальник отдела правового сопровождения проектов и разработки НПА |
| КБ Ренессанс Кредит | — | Начальник отдела контроля и аудита закупок |
| КБ Ренессанс Кредит | — | Главный специалист отдела контроля и аудита закупок |
| Утконос | — | Ведущий менеджер ЭДО |
| Корпорация Комета | — | врио начальника отдела кадров |
| Мосводоканал | — | Специалист Архива |
| ВТБ Лизинг | — | Начальник архива |
| ВТБ Лизинг | — | Эксперт по договорной и претензионной работе |
| ВТБ Лизинг | — | Начальник службы |
| Вымпелком | — | руководитель по запуску новых бизнес-процессов |
| СТАН | — | Заместитель директора ИТ |
| АО Татэнерго | — | зам.начальника отдела |
| НК РОСНЕФТЬ | — | Ведущий эсперт |
| Ключевые Системы и Компоненты | — | Руководитель управления кадрового администрирования |
| РусГидро | — | Начальник управления |
| КСК | — | руководитель центра администрирования и учета документов по персоналу |
| ВТБ Лизинг | — | Главный специалист |
| Unileve | — | Senior IT Analyst ECM |
| Силур | — | Руководитель направления ИТ |
| Сэтл Строй | — | Руководитель группы ЭДО и системы поставок |
| КоПИТАНИЯ | — | Директор по ИТ |
| РНК | — | Начальник управления ИТ |
| Купольные технологии | — | Советник по ИТ |
| ГК Дикси | — | Руководитель управления развития СЭД и ЮЗДО |
| ПетрГУ | — | Архитектор проекта |
| Россельхозбанк | — | исполнительный директор |
| ВТБ Лизинг | — | Начальник отдела |
| Билайн | — | Аналитик |
| ПАО ВымпелКом | — | Старший эксперт по бизнес-анализу |
| Государственный театр наций | — | Начальник ИТ отдела |
| SVEL Group | — | Ведущий инженер САПР |
| Балтийский Химический Комплекс | — | Главный специалист |
| Русский музей | — | Начальник службы |
| Сургутская городская клиническая поликлиника №2 | — | начальник отдела АСУ |
| Мосводоканал | — | Руководитель отдела |
| Межрегионстрой | — | Директор ИТ |
| ГК БТС-МОСТ | — | ИТ-директор |
| ГФС России | — | Заместитель начальника Управления информационных технологий |
| ЗТЗ | — | Начальник ОПП |
| НТП | — | Вице-президент |
| ВИП Трейд | — | ИТ-Директор |
| МШУ Сколково | — | ИТ Директор |
| Нефтяноу университет | — | старший преподаватель |
| ИГ Абсолют | — | Руководитель |
| Инвестиционная Группа Абсолют | — | Руководитель отдела |
| Нефтетранссервис | — | Руководитель проекта |
| МИГ КТЗ | — | заместитель генерального директора по цифровой трансформации |
| Аэрофлот | — | Консультант направления ЭДО |
| Аэрофлот | — | Руководитель направления ЭДО |
| РуссНефть | — | директор Департамента ВЭД |
| РуссНефть | — | Ведущий специалист отдела сопровождения электронного архива |
| РуссНефть | — | Начальник отдела сопровождения электронного архива |
| КГБУЗ ККОКБ им. профессора П.Г.Макарова | — | начальник отдела информатизации |
| ВИП Трейд | — | ИТ-Директор |
| Академия Документооборота | — | Руководитель проектного офиса |
| Байкал-Сервис ТК | — | Директор по цифровой трансформации бизнеса |
| Объединенная энергетическая компания | — | начальник службы развития и сопровождения КИС |
| Таможенная карта | — | Директор Дирекции информационных технологий |
| Меркурий | — | советник |
| Федеральная служба охраны РФ | — | Федеральная служба охраны РФ (ФСО России) |
| Coca-cola HBC Россия | — | Sr. EDI expert |
| СБД | — | руководитель группы |
| Букмекерская контора Фаворит | — | ИТ директор |
| ЛУКОЙЛ-Технологии | — | Начальник управления |
| Мега | — | эксперт |
| АстраЗенека Фармасьютикалз | — | Менеджер по информационным технологиям |
| Банк ГПБ | — | директор |
| Алроса, АК | — | Главный специалист |
| Газпромтранс | — | Заместитель начальника отдела |
| МИГ КТЗ | — | Начальник отдела развития информационных систем |
| Газпром добыча Ямбург | — | начальник отдела инфраструктуры |
| РЭС | — | Начальник отдела |
| РН-КрасноярскНИПИнефть | — | Заместитель генерального директора по ТР |
| Департамент цифрового развития и связи Еврейской автономной области | — | Заместитель начальника департамента |
| ООО Газпромтранс | — | Начальник отдела |
| HR-design | — | Руководитель проектов |
| ВНИЖТ | — | Менеджер проекта |
| КРОН | — | координатор КРОН-ИО |
| РОСДОРНИИ | — | Руководитель департамента информационных технологий и цифровизации |
| Керхер | — | Архитектор 1С, Бизнес-аналитик |
| Билайн | — | Руководитель цифровой трансформации корпоративной безопасности |
| ВТБ Недвижимость | — | Начальник отдела ИТ |
| Гринатом | — | Руководитель направления |
| Бэсткон | — | Руководитель проекта |
| АКБ Абсолют Банк | — | Директор департамента |
| АКБ Абсолют Банк | — | Управляющий директор |
| ГлавУпДК при МИД России | — | директор департамента |
| Федеральное казенное учреждение «Центр экспертно-аналитических и информационных технологий Счетной палаты Российской Федерации» (ФКУ «ЦЭАИТ СП») | — | Заместитель директора-начальник управления экспертного и аналитического сопровождения государственного аудита и контроля |
| Оранж Аппс | — | администратор |
| МТС | — | Аналитик |
| ЛУКОЙЛ | — | старший менеджер |
| СК Райффайзен Лайф | — | Начальник юридического управления и комплаенс |
| АПК ДОН | — | Заместитель генерального директора |
| БВТ БАРЬЕР РУС | — | Руководитель клиентского сервиса |
| Авелар | — | Нач. УИТ |
| Akron Holding | — | руководитель |
| Атон Инвестиционная компания | — | Руководитель ИТ инфраструктуры |
| ПНППК | — | Начальник бюро моделирования и анализа бизнес-процессов |
| ИГ Абсолют | — | руководитель отдела |
| Швабе | — | Начальник отдела делопроизводства и контроля |
| Фианссервис | — | системный администратор |
| Татэнерго | — | начальник отдела внутреннего контроля и управления рисками |
| Татэнерго | — | начальник отдела внутреннего контроля и управления рисками |
| АКБ Металлинвестбанк | — | Ведущий разработчик |
| ЛУКОЙЛ | — | См.менеджер |
| Почта России | — | Руководитель отдела документооборота |
| КоПИТАНИЯ | — | Директор ИТ |
| СК Альянс Жизнь | — | Бизнес-аналитик |
| ЕЭС - Системный оператор Единой энергетической системы | — | Ведущий эксперт |
| НПФ веста | — | директор |
| ЭЛМАТ | — | ИТ менеджер |
| Gulliver&CO Int. | — | бизнес-аналитик |
| ТрансФин-М | — | Директор Административного управления |
| МГТУ им. Н.Э. Баумана | — | Руководитель IT проектов |
| Россельхозбанк | — | исполнительный директор |
| Гулливер энд Ко Интернейшнл | — | Ведущий юрисконсульт |
| Счетная палата Российской Федерации | — | Ведущий советник |
| Лента | — | Ст.руководитель проектов |
| ФГУП Издательство Известия | — | Ведущий инженер |
| Норникель – Общий центр обслуживания | — | Архитектор |
| ржд | — | Начальник IT-отдела |
| Комис | — | ИТ Директор |
| ЧТПЗ | — | Начальник управления |
| HSBC | — | Руководитель проектов ИТ |
| МР Групп | — | Руководитель проектов |
| СК РСХБ-Страхование | — | Заместитель начальника отдела |