23 ноября прошел очередной TAdviser SummIT 2021, одно из самых масштабных мероприятий в области управления и современных технологий. По традиции, саммит привлек ИТ-специалистов и тех, кто активно применяет современные технологии в бизнесе или в некоммерческой деятельности. Сессия BPM — это место, где можно было познакомиться не только с опытом применения новых технологий или с успешными проектами по внедрению процессного управления, но и с интересными идеями, творческим подходом к решению других задач, которые могут стать для кого-то отправной точкой. Модерировала секцию Юлия Вагнер, вице-президент Ассоциации профессионалов управления бизнес-процессами ABPMP Russian chapter, CBPP.

Информационные технологии как средство выживания

Сегодня игнорировать тенденции цифровизации и цифровой трансформации, оставаться в старой парадигме «лампового» мира — равносильно сходу с дистанции. Если вы не в «цифре» — вы не в центре событий. Компания «Фаберлик» в 2018 году получила новый толчок к росту благодаря переменам, связанным с изменением бизнес-потребностей и цифровой трансформации. Изменения потребовали переосмыслить отношение к внутренней среде, культуре и философии компании. Юлия Марова, заместитель директора департамента информационных технологий компании «Фаберлик» рассказала, как в компании решают вопросы повышения мотивации сотрудников, уменьшения текучести кадров. По результатам бесед с айтишниками выяснилось: в компании нет открытой коммуникации, мало известно об успехах коллег, о том, что происходит в проектных командах, нет культуры благодарности, не было процесса адаптации новичков.

Выходит новый разработчик, его спрашивают: Кодить можешь? Погнали!, вот и вся адаптация. Соискатели не проявляли лояльности к ИТ-отделу бренда, мы мало говорили о себе на этом рынке, не развивали свою узнаваемость, — вспоминает Юлия.

Юлия Марова, заместитель директора департамента информационных технологий компании «Фаберлик»

Сейчас в «Фаберлик» создано корпоративное сообщество, основанное на инициативном ядре — сотрудниках, которые создают дружественную среду и комфортные условия для всего коллектива: работают различные клубы по интересам, проводятся совместные мероприятия. Лояльность сотрудников способствует повышению производительности и общей эффективности компании. Подобные инициативы поддерживаются руководством компании. В дальнейших планах компании геймификация, портал ДИТ, наставничество, социальные сети и другие инициативы.

Segezha Group — крупнейший лесопользователь центральной части России — сделала цифровизацию одним из приоритетов своей работы.

Мы уже не на пороге, а в самом центре Индустриализации 4.0», — заявила Элина Феликова, руководитель проектов автоматизации компании.

Элина Феликова, руководитель проектов автоматизации компании

Успешные информационные технологии — это не предмет гордости, а средство выживания. Segezha пробует все ИТ-новинки, все важные управленческие решения принимаются на основе аналитики «чистых» данных. Стратегия компании воплощается через цели, которые достигаются путем бизнес-процессов. Сквозные процессы — это паззл, который складывается из других процессов, внешних систем и роботов. Пример применения роботов — процесс обработки платежных поручений, который позволяет распределять выписки банка без участия человека. Это решение позволило сократить количество ручной работы и перераспределить ресурсы.

Мы освободили 35% времени сотрудников, реализовали для них информирование о проверках и результатах. Бухгалтерам, валютным контролёрам и казначеям теперь нет необходимости смотреть все выписки. Если выписки готовы в банке, робот сам всё делает ещё до 10 утра, тогда как раньше люди занимались этим с утра и до середины дня, — комментирует Элина Феликова.

Новолипецкий металлургический комбинат — динамически развивающаяся компания, в которой много ИТ-систем, большое количество бизнес-процессов и большое количество сотрудников, вовлеченных в эти процессы. Наталья Насибова, руководитель направления дирекции по аудиту, и Павел Клейменов, руководитель направления проектного офиса группы компаний НЛМК рассказали об успешном применении технологии Process Mining на комбинате.

Здесь много инструментов контроля, но пришла пора искать пути радикального переосмысления процессов и повышения эффективности.

В условиях такой динамики сложно отследить всех участников бизнес-процессов, но у нас есть множество данных из ИТ-систем, грех этими данными не воспользоваться для анализа, для улучшения процессов, для выявления алгоритмов различных схем согласования. Хотели понять, где же мы можем стать ещё лучше, — объясняет Павел.

Павел Клейменов, руководитель направления проектного офиса группы компаний НЛМК

Здесь давно внедрен SAP, процессы хорошо оцифрованы, внедрены и работают эффективно. Но хотелось чего-то более доступного, бюджетного. Было принято решение воспользоваться технологией Process Mining и системой Minit.

Эта технология позволяет не просто увидеть какой-то ровный путь, а найти все имеющиеся дорожки, то есть альтернативные алгоритмы реализации. Мы ищем точки наращивания эффективности и пробовали все крупные инструменты, — говорит Наталья Насибова.

Наталья Насибова, руководитель направления дирекции по аудиту группы компаний НЛМК

С помощью Process Mining здесь ищут однотипные операции с потенциалом передачи на аутсорс, видят отклонения от целевого процесса, узкие места, формируют фактическую схему процесса, проверяют исполнение контрольных процедур. Результаты есть, но споры о том, целесообразно ли владеть таким инструментом, пока остаются.

Внутри мы пока сомневаемся, — комментирует Наталья. — Process Mining хорош, если нет удовлетворительной бизнес-аналитики по процессу и вы хотите понять, как же там всё происходит на самом деле. При этом сам процесс оцифрован, шагов мало, но участников внутри много. В этом случае технология позволит быстро провести анализ и увидеть все отклонения. Возможно, вы даже найдёте, куда поставить робота. Заодно увидите, качественны ли ваши данные.

Однако стоит помнить — без специалистов ничего не выйдет, потому что самое сложное в анализе бизнес-процессов — это интерпретация.

Мы продолжаем изучать все возможности по использованию Minit, но одновременно наращиваем компетенции наших специалистов, — поделилась докладчица.

В планах на будущее — изучить направление процессного управления в связке с КПЭ и Process Mining.

Степан Перлов, разработчик ПК «Импортно-экспортные операции, снабжение и импорт» и Степан Люкманов, руководитель продукта Retail Import Export System компании «Леруа Мерлен Восток» рассказали о конкретном решении, которое помогает справляться с вопросами импорта.

Степан Люкманов, руководитель продукта Retail Import Export System компании «Леруа Мерлен Восток»

Именно это направление в «Леруа Мерлен» очень сложное. Импорт тут сложноструктурирован: в него вовлечено шесть больших и две дополнительные команды, которые не всегда хорошо скоординированы между собой. Отсюда конфликты, недопонимание. Вторая боль в том, что и сам по себе процесс очень большой.

В нем большое количество задач, и если где-то происходит ошибка, то сразу становится очень больно, — рассказывает Степан Люкманов — Чтобы как-то сделать процесс более стабильным и рабочим, мы привлекли аутсорс, который, в свою очередь, генерирует другие боли.

Чтобы справиться с этими тремя проблемами, в «Леруа Мерлен» разработали продукт RIES (Retail Import Export System). Логика продукта разбита на сервисы, он основан на микросервисной архитектуре. Каждый сервис выполняет отдельную бизнес-функцию. RIES рассчитан на то, что им пользуются около 200 сотрудников из трех компаний, распределенных по 8 странам. Это значит, что нужно учитывать язык интерфейса, правильно рассчитывать дедлайны с учетом временных зон, а их тут около 10.

Для обеспечения надежности работы была использована избыточность, то есть база данных и контейнеры с репликами, чтобы не было потери данных. Даже при частичном отказе какого-то сервиса, само приложение продолжит работать корректно.

Упавший сервис перезагрузится и продолжит работу из точки отказа. Мы готовы к внештатным ситуациям, — говорит Степан Перлов.

Степан Перлов, разработчик ПК «Импортно-экспортные операции, снабжение и импорт», «Леруа Мерлен Восток»

Всё, что связано с процессами импорта-экспорта, отображается в программе. Пользователи видят расчетное время прибытия товара на склад, о возникших проблемах приходит специальное оповещение.

При этом письма, напоминания и пуш-сообщения минимизированы», — подчеркивает Степан Люкманов. При этом вся документация доступна, поддерживается даже версионность. В результате продукт RIES помогает товарам не залеживаться на складах, а командам — работать эффективнее. Экономия для бизнеса составила 30%, количество заказов, доставленных вовремя и в полной комплектации, увеличилось на 20%. И еще один доклад не про технологии, а про людей был от ИТ-евангелиста ТВЭЛ Дарьи Тюльпа. Как вовлечь людей в цифровизацию? Все просто: найдите евангелиста, который объяснит, «как эта технология улучшит вам жизнь.

Дарья Тюльпа, ИТ-евангелист, ТВЭЛ

Задачи ИТ-евангелиста — распространять знания, формирование сообществ сторонников, тиражирование лучших практик. Используя различные методы, такие как вебинары, репортажи, круглые столы, обучающие мероприятия, ИТ-евангелист завоевывает сердца людей.

Если по-русски, то моя роль в компании заключается в том, что я популяризирую цифровые технологии. Это одна из модных профессий, введенная в 80-х годах XX века компанией Apple. Такие люди обращают в свою веру, пропагандируют и просвещают, — делится Дарья Тюльпа.

Мария Давыдкина, руководитель направления организационного развития компании «Спортмастер», говорила о подготовке системы управления бизнес-процессами к внедрению BPMS. Что является триггером внедрения BPMS? Например, новые стратегические цели, смена руководства, новые технологии.

Ключевые шаги, которые следует сделать на пути к внедрению BPMS — определить лидера проекта внедрения, идентифицировать бизнес-процессы, выбрать критичный процесс, описать его, проанализировать и описать целевой процесс, разработать план оптимизации, внедрить улучшения и контроль. Необходимо разработать архитектуру процессов, декомпозировать процессы, привлекая к этой работе владельцев процессов и представителей бизнес-функций.

Мария Давыдкина, руководитель направления организационного развития компании «Спортмастер»

Чек-лист регламентов позволит не забыть важные детали. Ключевые факторы успеха: поддержка со стороны бизнеса, мотивация персонала, коммуникации, обучение и нетворкинг.

Быстрый старт на платформе. ИТ-решения для бизнеса

Одной из интересных тенденцией в развитии информационных технологий в последнее время становятся решения с минимумом программного года (low-code) и быстрым стартом. О примере такого быстрого старта в докладе «Автоматизация бизнес-процессов за 14 дней: история одного кейса» рассказал Аркадий Золотовицкий, представитель компании-партнера, «Зет-Софт».

Аркадий Золотовицкий, представитель компании-партнера, «Зет-Софт»

Заказчик — крупная строительная компания — столкнулся с проблемами, присущими быстрорастущим организациям: здесь понадобилось быстро запустить единое решение по автоматизации процессов документооборота. На одной платформе нужно было объединить классическое делопроизводство с внешней системой управления проектами и сделать ключевые процессы прозрачными для руководителей. Среди требований: возможность дальнейшей доработки системы и agile-подход.

Выбор был сделан в пользу системы Zplatform Cloud, которая использует BPM-движок Camunda.

Выбирая эту платформу, мы держали в уме не только этого заказчика, но и смотрели в будущее, понимая, что такая задача актуальна для многих компаний, а Zplatform Cloud явлется российским ПО с открытым исходным кодом. Для многих это крайне важный аспект, — разъяснил Аркадий Золотовицкий.

Бизнес остро нуждается в автоматизации, при этом ситуация на рынке такова, что разработчиков мало, на всех не хватает. Учитывая, что одновременно с этим квалификация сотрудников, отвечающих за бизнес-процессы, становится высокой, low code выглядит, как спасательный круг. Сотрудники могут сами настраивать необходимые процессы. Система Zplatform Cloud позволяет управлять жизненным циклом, работать с безопасностью на уровне инфраструктуры, разрабатывать дополнительные сервисы, реализовывать интеграционные механизмы и коннекторы, настраивать бизнес-логику приложений, отчёты, маршруты согласования и ролевые модели. Все эти сервисы порадуют те компании, которые хотят быстрой автоматизации на базе готовых решений или даже тех, у кого есть свой штат разработчиков, но необходимо затраты на разработку снизить.

Работа по внедрению системы у заказчика велась по методологии Agile: спринтами по 2-3 дня — и включала в себя этапы сбора данных, развертывания среды, описания процессов, сбора информации об оргструктуре, настройке форм, данных, отчетов и дашбордов. В итоге за две недели первая версия системы была передана заказчику. У него появился единый канал для коммуникации и мощный инструмент для сквозной автоматизации процессов. При этом, как и требовалось, CAPEX-затраты были исключены за счет использования платформы из облака.

До недавнего времени системы автоматизации документооборота шли параллельно с системами управления бизнес-процессами (BPMS), но занимали свои, отдельные ниши. За последние несколько лет системы сблизились настолько, что практически все решения, связанные с документооборотом, в той или иной мере поддерживают и управление процессами.

Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», рассказал, как эволюционировали системы документооборота: сначала произошла конвергенция рынка СЭД (систем электронного документооборота) и ЕСМ (Enterprise Content Management). Затем синергия ECM и BPMS породила новый тип систем — CSP (Content Service Platform).

Произошло очень сильное изменение того, что именно мы понимаем под BPM и СЭД-системами, — прокомментировал он. — Полтора-два года назад наконец-то оформилась концепция CSP, которая объединила в себе и тот, и другой функционал. Сейчас еще существуют классические BPM-системы, но курс лежит на объединение функционала в рамках единой платформы для создания широкой номенлатуры решений.

Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн

О том, как это работает на практике, рассказал партнер компании «ДоксВижн», бизнес-аналитик компании «Диджитал Дизайн», Роман Покидюк. Он представил проект внедрения «ДоксВижн» в лизинговой компании. Целью автоматизации стал процесс от заявления на лизинговую сделку до ее заключения. До внедрения системы данные находились в разрозненных системах. BPMS позволила объединить эти системы в сквозной бизнес-процесс. В ходе работы был сделал неожиданный вывод: согласование документов удобнее делать в BPMS, чем в СЭД.

Роман Покидюк, партнер компании «ДоксВижн», бизнес-аналитик компании «Диджитал Дизайн»

Внедрение «ДоксВижн» позволило автоматизировать расчет графиков платежей, контроль дебиторской задолженности, контроль KPI исполнения лизинговых сделок. В результате внедрения сократилось время, затрачиваемое на эту работу, уменьшилось количество ошибок, обеспечивается SLA, повысилась прозрачность процессов.

До внедрения BPM-системы определить точные временные показатели по проработке сделок было невозможно, но, слушая обратную связь от пользователей, мы понимаем, что результат себя не заставил долго ждать. Платформа «ДоксВижн» не ограничивается стандартными функциями, предоставляя инструменты для решения специфичных задач бизнеса. На примере сегодняшнего кейса мы видим, что разработка сложных финансовых расчётов велась непосредственно внутри самой системы, при этом интерфейс очень удобный. Поэтому мы её и выбрали, — сообщил спикер.

В целом, сессия BPM прошла в конструктивной, рабочей обстановке. Благодаря разнообразным темам докладов, на протяжении всего мероприятия проходило активное обсуждение выступлений.

Информация о партнерах конференции

«Зет-Софт» с 2001 года предлагает комплексные услуги по разработке, внедрению, развитию, аутсорсингу и поддержке программного обеспечения. Компания специализируется на современных решениях для автоматизации рабочих процессов любой сложности в организациях, представляющих средний и крупный бизнес.

Флагманский продукт «Зет-Софт» – облачная BPM и ECM платформа, созданная на базе open source технологий, ZPlatform Cloud. Система позволяет быстро создавать корпоративные приложения без навыков программирования, а также автоматизировать документооборот, HR-процессы и Service Desk без услуг дорогостоящих разработчиков и капитальных затрат. Платформа интегрирована с Microsoft Teams в виде приложения и чат-бота, выступающего в роли персонального ассистента и проводника.

Разработчики компании «Зет-Софт» упростили автоматизацию бизнес-процессов и внедрение электронного документооборота – у пользователей платформы нет необходимости устанавливать локальное программное обеспечение и тратить огромные ресурсы на цифровую трансформацию своего бизнеса. Подключение к облачной системе может занимать всего несколько дней благодаря концепции CSP (Content Service Platform) и набору независимых друг от друга low-code сервисов.

Платформа ZPlatform Cloud включена в реестр российских разработчиков программного обеспечения.

Подробнее о системе: https://zocean.pw/-->