23 сентября 2020 года в Москве прошла конференция TAdviser, посвященная системам электронного документооборота и решениям для управления контентом – «СЭД и ECM Day 2020». Процессы цифровизации государства и бизнеса толкают российский рынок СЭД/ECM-систем вверх. Идеи безбумажного документооборота ждут законодательных изменений, чтобы открыть новый этап развития этого рынка. Каких еще изменений ждет рынок СЭД/ECM? Когда будут решены законодательные проблемы в этой сфере? Как развиваются системы, доступные в России? Эти и многие другие вопросы обсудили участники на конференции «СЭД и ECM Day 2020».

В общей сложности мероприятие посетили более 150 человек. В их числе представители таких организаций как Федеральная служба охраны РФ, Гознак, Всероссийский центр изучения общественного мнения, «Аэрофлот», «Норникель», Газпромбанк, «Газпром нефть», X5 Retail Group, ГК «Дикси», Россельхозбанк, «Лукойл-Технологии», НЛМК, Национальный расчетный депозитарий, Gloria Jeans, Domodedovo Integration, «Банк Открытие», ТМК и многих других.

Вел конференцию Евгений Саломатин, который во вступительном слове констатировал возросшую роль электронного документооборота в условиях дистанционной работы, отметил быстрое развитие цифровой экономики. Это ставит задачи по защищенности информации, использованию российского оборудования и ПО, организации взаимодействия бизнеса и государства, легитимности юридического документооборота.

Опыт заказчиков, мнения экспертов

Руководитель направления архитектуры бизнес-приложений ГМК «Норильский никель» Елена Романченко, выступившая в формате онлайн, поделилась с участниками конференции своим видением текущих проблем и трендов российского СЭД/ЕСМ рынка. Поскольку понятия СЭД и ЕСМ смешиваются, то это как бы один продвинутый инструмент, сказала Елена Романченко, заметив, что первоначально системы СЭД/ЕСМ носили условное название «электронного документооборота». На самом деле, они в основном использовались для регистрации бумажных документов.

Руководитель направления архитектуры бизнес-приложений ГМК «Норильский никель» Елена Романченко

Сейчас СЭД/ЕСМ становятся действительно электронными, позволяют создавать полноценный электронный документооборот, чему способствовало развитие технологий. Пользователь теперь активно взаимодействует с разными системами, использует разные технологии, а наша страна, как и весь мир, переживает бум цифровизации. Спикер выделила несколько направлений, где по факту в СЭД/ECM произошли большие изменения в сравнении с первоначальным функционалом:

• интерфейсы – они стали интуитивно понятны, имеют прекрасную навигацию, много подсказок по ходу работы с документом;
• современные каналы связи – многоканальность, когда пользователь может работать через мессенджер с использованием чат-ботов, смартфон или стационарное приложение;
• гибкость и настраиваемость систем - раньше внутренняя архитектура СЭД была сложной, любое изменение означало доработку системного кода, а значит – сложность в развитии системы;
• современные сервисы – поточное сканирование и распознавание, электронная подпись.

В числе основных трендов дальнейшего развития рынка СЭД/ЕСМ докладчица обозначила:

• функциональность, то есть легкое наращивание функций в системах, гибкая работа с документами, максимальное использование шаблонов и конструктора;
• многоканальность - вход с любой точки и полноценная работа с документом, причем не только для руководства, но и для рядового сотрудника;
• интегрируемость в ИТ-ландшафт, с учетными, кадровыми и другими системами.

Отметила Елена Романченко и перспективность использования искусственного интеллекта, чтобы при поступлении документа система сама понимала, о чем идет речь и распределяла поступившие документы между исполнителями.

Вендоры СЭД сделали так, что системы настраиваются под конкретные задачи пользователя – идет персонализация интерфейса, - сказала Елена Романченко. - СЭД все меньше остаются обособленным решением. Правда, пока это опция для крупного и среднего бизнеса – чтобы процессы попадали в другие системы, а пользователи не чувствовали ограничений в работе с документами.

О новой СЭД Tessa, внедренной в компании «Газпром нефть», рассказали участникам конференции два спикера: Антон Мейнцер, архитектор ИТ-ландшафта Центра компетенции архитектуры «Газпром нефти», и Александра Клестова, руководитель проекта «Новый СЭД» «Газпром нефти». Антон Мейнцер привел предысторию проекта. С 2008 года в компании работала система на базе Lotus Notes, порядка 90% документов обращалось в электронном виде.

Антон Мейнцер, архитектор ИТ-ландшафта Центра компетенции архитектуры «Газпром нефти»

За годы эксплуатации система сильно разрослась и рассыпалась на тысячу баз по всей структуре компании, насчитывала 16 тыс. пользователей, множество серверов. Как результат - стали возникать проблемы организационного, технического плана и по информационной безопасности. По его словам, осложняло ситуацию отсутствие поддержки со стороны IBM.

На начальном этапе выбора системы были сформулированы требования к СЭД. Список рассматриваемых решений был длинным – порядка 30 систем, в итоге была выбрана СЭД TESSA. По словам спикера, она не только успешно прошла нагрузочное тестирование, но и понравилась удобством, простотой, адаптированностью под процессы заказчика, отвечала всем критериям с точки зрения архитектуры, давала возможность работать и в тонком, и в толстом клиенте, и с мобильных устройств.

Проект стартовал в феврале 2019 года, а в начале января 2020 года первая очередь СЭД была запущена в промышленную эксплуатацию.

Я не верил, что за неделю можно будет запустить систему в промышленную эксплуатацию на 20 тыс. пользователей, - поделился Антон Мейнцер, - Но руководством было принято решение, и это получилось. По основным делопроизводственным процессам все работает. Используем Tessa как процессный движок, подключая к существующим информационным системам. В настоящее время разрабатываем мобильное приложение, цифрового помощника, делаем систему НСИ, архив для всех документов. Основная цель на перспективу – 100% электронный документооборот. Старая система на базе Lotus постепенно перетекает в новую.

Александра Клестова продолжила выступление коллеги, рассказав о порядке реализуемого проекта внедрения новой СЭД. Есть две очереди проекта, в первой – пилотный проект по архивному хранению, который в октябре выходит на тиражирование по всем дочерним компаниям. Для поддержки пользователей был создан отдельный портал с обучающими материалами, накануне старта проводились вебинары, оказывалась круглосуточная поддержка пользователей по телефону. После полугода работы системы были собраны положительные отзывы пользователей, отклик систем - не больше 1 сек.

Александра Клестова, руководитель проекта «Новый СЭД» «Газпром нефти»

Отвечая на вопросы после выступления, Александра Клестова сказала, что в экономическом аспекте платформу выгодно развивать самостоятельно, поэтому и был создан центр компетенции. Кроме того, в плане экономики проекта отказ от Lotus был экономически выгоден в плане сопровождения инфраструктуры. Команда проекта со стороны «Газпром нефти» - два архитектора, руководитель проекта и администратор, со стороны компании-подрядчика - порядка 20 человек.

Мы достигли целевого продукта – СЭД как сервис, который позволяет вести разработку новых приложений для бизнес-пользователей, подключать к процессам новые дочерние общества, - констатировала Александра Клестова, – Первоначально была цель перевести на систему 43 дочерних общества, сейчас в СЭД работают 52 дочерних общества и порядка 23 тыс. пользователей. Есть планы по дальнейшему развитию продукта.

Бизнес-партнер по информационным технологиям компании «Альфа-Страхование» Елена Еремина поделилась кейсами автоматизации процессов и роботизации в СЭД страховой компании. В 2017-м в компании была запущена новая СЭД на основе OpenText CS, рассказала она, и следующие два года ушли на тюнинг различных технологий. На сегодня СЭД интегрирована со всеми системами компании, 95% бумажных документов обрабатывается без участия человека.

Cпикер рассказала о нескольких реализованных кейсах с применением автоматизации и/или роботизации, которые принесли экономическую выгоду. Роботизация и автоматизация – равнозначные инструменты взаимодействия в СЭД, подчеркнула она. Технология RPA эффективна, во-первых, там, где невозможно реализовать интеграцию, во-вторых – когда нужно оперативно и недорого проверить гипотезу.

Бизнес-партнер по информационным технологиям компании «Альфа-Страхование» Елена Еремина

Елена Еремина рассказала про кейс автоматизации базового процесса страхования - от заключения договора страхования до его учета. Это порядка 4 млн договоров в месяц, отметила она, которые нужно поместить в архив, обработать, провести много другой работы. Клиент на сайте заполняет данные, прикладывает фотографии документов, после чего идет автоматическая проверка фотографий и создание чернового варианта полиса, который отправляется клиенту вместе со ссылкой на оплату договора, после оплаты клиенту по почте отправляется чистовик полиса. Стратегическая цель компании по этому кейсу в том, чтобы к 2023 году меньше 1% договоров обрабатывались вручную.

В числе других кейсов, о которых рассказала спикер – расторжение договоров страхования с применением автоматизации и RPA, автоматизация отправки электронной исходящей корреспонденции, обработка запросов ЦБ и финансового омбудсмена.

Первые два года после внедрения новой СЭД кейсов, которые приносили бы деньги, не находилось, - рассказала Елена Еремина, - Но сегодня любые кейсы на изменения в системе в первую очередь просчитывается в деньгах. И заходим в проект, только если эффект превышает расходы минимум в два раза.

Валентин Черепащук, руководитель департамента автоматизации и роботизации QIWI, рассказал о кейсе по переводу внутренних документов в электронный вид с применением простой ЭЦП. Обычно под юридически значимым оборотом подразумевается квалифицированная усиленная ЭЦП, напомнил спикер, но это не единственный возможный вариант, и он стоит денег: нужно аппаратное обеспечение, поддерживать сертификаты.

Неквалифицированная ЭП – это тоже сложно, хотя администрировать процесс и проще. Есть еще один вариант - когда документы признаются юридически-значимыми всеми участниками документооборота, и это тоже ЮЗДО, подчеркнул Валентин Черепащук.

Валентин Черепащук, руководитель департамента автоматизации и роботизации QIWI

В итоге в QIWI для внутреннего ЮЗДО была выбрана простая электронная подпись. Система отправляет пользователю уведомление с приложенным документом и предлагает кнопки – посмотрел, ознакомился, согласовал, подписал. С юридической точки зрения был выпущен внутренний регламент использования простой подписи, с каждым сотрудником заключено дополнительное соглашение о том, что действие сотрудника в почте есть аналог юридической подписи. В целях обеспечения невозможности для сотрудника отказаться, все действия логируются, лог-файлы выгружаются и отдельно хранятся.

После внедрения юридически значимого ЭДО все процессы подписания стали быстрее, мобильнее, была достигнута экономия, выросла лояльность сотрудников, - подытожил выступление Валентин Черепащук, - ЭДО – это уже реальность, переход на цифру – вопрос времени. Хотя, некоторые документы мы не переводим в электронный вид: есть высокорисковые, так что смотрим, в том числе, на риски непризнания документа.

На проблематике цифровизации цепочек поставок остановился Станислав Бобрышев, менеджер по развитию ИТ-систем компании DB SCHENKER, одного из лидеров рынка логистики, работающего в 60 странах в сегментах автомобильных перевозок, складских услуг и ряда других. Станислав Бобрышев рассказал о формально непрофильном направлении работы службы ИТ-поддержки: подразделение выступает в роли ИТ-разработчика и системного интегратора для заказчиков компании. При этом прямой монетизации нет, отметил спикер, только косвенная – привязка клиентов.

Докладчик привел в пример несколько кейсов. Например, для одной из крупнейших сетей магазинов на рынке товаров DIY был создан портал – единый центр взаимодействия распределительных центров и многочисленных поставщиков, а также был внедрен инструмент управления транспортными компаниями на базе другого портала. В обоих кейсах была достигнута прозрачность взаимодействия и экономический эффект.

Станислав Бобрышев, менеджер по развитию ИТ-систем компании DB SCHENKER

Еще один кейс, которым поделился спикер, связан с созданием решения для участников рынка специализированной техники. Был выстроен портал для работы с дилерами, транспортными компаниями и складом DB SCHENKER, при помощи которого дилеры клиента могут заказывают технику, видеть товары на складе и в пути. Клиент – один мировых из лидеров на рынке специализированной техники, уточнил Станислав Бобрышев.

Мы предлагаем помощь в переосмыслении вариантов кооперации с коммерческими контрагентами, - подчеркнул Станислав Бобрышев, - Нужна ориентация на клиента, сопровождение в его развитии на всех этапах, и как инструмент цифровизации мы используем веб-технологии.

Интервью на сцене

В формате стейдж-интервью принял участие в конференции Сергей Труненков, руководитель проектного офиса Информационно-аналитические системы, ГБУ Центр налоговых доходов. Отвечая на вопросы ведущего, он констатировал, что в настоящее время идет укрупнение информационных цифровых экосистем. Это относится и к СЭД: наблюдается тенденция обеспечивать наиболее быстрое и доступное получение информации в рамках проектов, реализуемых органами власти, происходит сращивание ЕСМ систем и проектного управления. Но проектная работа не подразумевает потока документов вне проекта, поэтому одновременно действует тенденция к децентрализации СЭД, уход от традиционной, монолитной СЭД к набору правил.

Сергей Труненков, руководитель проектного офиса Информационно-аналитические системы, ГБУ Центр налоговых доходов

Сергей Труненков отметил, что цифровая трансформация подразумевает прозрачность работы сотрудников организации. Должна быть общая информационная среда, куда люди выкладывают свои документы, задают вопросы, получают на них ответы. И начинается эта цифровая трансформации в головах, подчеркнул спикер.

На первом этапе внедрения системы нужно твердое желание руководства, - уверен Сергей Труненков, - Хотя бы в течение двух месяцев необходимо фиксировать все активности. Люди должны понять, что это дает бонусы, а не просто для того, чтобы их поругали. Большой плюс – накопление знаний. Проблема госорганов – уникальные знания остаются только в головах сотрудников, после увольнения знания пропадают. У нас в организации первые полгода руководитель перевела полностью взаимодействие с подчиненными в единое информационное поле.

Игроки рынка: тенденции и решения

Сергей Полтев, руководитель ECM-направления компании ЭОС, констатировал, что в 2019 году порядка 80% взаимодействия внутри СЭД дублировались бумагами, так что к февралю текущего года эти системы во многом оставались вспомогательным инструментом. Однако, в марте ситуация изменилась: общая ситуация спровоцировала появление новых вызовов, таких как необходимость обеспечить непрерывность процессов, безопасность сотрудников, управляемость бизнеса. По оценке спикера, во многих организациях решили, что СЭД хорошо подходит для решения новых задач и организовали рабочие места для удаленных сотрудников.

Сергей Полтев рассказал о возможностях СЭД «Дело», которые стали особенно актуальны в новых условиях, помогая людям дистанционно взаимодействовать в контуре СЭД:

• оцифровка, сканирование и распознавание бумажных документов на базе совместного решения с компанией Fujitsu;
• модуль видеоконференцсвязи;
• мобильное приложение.

Сергей Полтев, руководитель ECM-направления компании ЭОС

По итогам новой ситуации, констатировал Сергей Полтев, в рамках СЭД стало больше процессов и пользователей. Это означает, что появилось больше возможностей предоставлять документально подтвержденные данные, а также для аналитики документооборота. Произошло расширение круга деловых партнеров, был создан интегрированный стек из отечественных компонентов, протестированный на совместимость, что подтверждено соответствующими испытаниями и сертификатами.

Что касается новых технологий – роботизации, искусственного интеллекта, то, как отметил спикер, работы в этом направлении ведутся и даже есть пилотные проекты. Но до массового применения еще далеко, поскольку проекты это трудозатратные.

Где место СЭД? Процесс согласования договоров должен быть в СЭД или в учетной системе? - задался вопросами Сергей Полтев, - Мы считаем, что у всех систем есть своя ниша. Это наше видение, подтвержденное опытом клиентов. И мы устраиваем взаимодействие и обмен данными между всеми системами.

Илья Зайчиков, владелец продукта СЭД «ТЕЗИС», компания «Хоулмонт», выступал на конференции дважды. Первый доклад он посвятил итогам 10-летнего развития этой системы, созданной на платформе CUBA, второй – кейсу внедрения «ТЕЗИСа» в американском банке TAB Bank. Спикер напомнил, что СЭД «ТЕЗИС» входит в топ-3 самых популярных СЭД на территории СНГ. Только в этом году реализовано порядка 500 новых проектов. Кроме того, система стала технологической базой для типовой СЭД российских госструктур, выиграв конкурс НИИ «Восход».

Илья Зайчиков, владелец продукта СЭД «ТЕЗИС», компания «Хоулмонт»

В становлении и развитии любых современных ИТ-систем заложено противоречие, отметил Илья Зайчиков. Новый в технологическом отношении продукт выходит на рынок, его приобретают заказчики, появляется опыт, растёт функционал системы, но при этом начинают отставать технологии. И чем больше накоплено функций, тем сложнее перевести систему на новый стек. Нужен или совершенно новый продукт, или продолжать поддерживать те технологии, которые уже работают у клиента. В это ситуации заказчик часто начинает искать нового поставщика просто потому, что технологии развиваются и нужно развивать бизнес.

Спикер остановился на связке функций и технологий, которая существует в «ТЕЗИС» благодаря платформе CUBA. Он рассказал, что, помимо 2-3 небольших релизов ежегодно, раз в 3 -5 лет выходит большой релиз – технологический скачок без потери функций и, что важно, с обратной совместимостью. Поэтому у заказчика всегда есть возможность перейти на самый свежий релиз в любой момент, а это означает свободу выбора. В завершение первого доклада спикер упомянул о кейсах – в Российском морском регистре судоходства, в одной из компаний «Газпрома» и американском TAB bank, о котором спикер рассказал во втором докладе.

Вендор должен предоставлять свободу выбора ПО своим пользователям и свободу развития системы, с вендором или самостоятельно, - сказал Илья Зайчиков, компания «Хоулмонт». - Передовые технологии позволяют системе оставаться новаторской в любом возрасте.

До этого в TAB Bank работала система Lotus, рассказал спикер во втором выступлении, и она перестала устраивать из-за дороговизны. Специалисты банка оценили потенциал платформы CUBA, и захотели автоматизировать документооборот на ее основе. На сегодня система работает в банке уже 3 года, за это время автоматизировали работу с клиентскими займами, реализовали возможность многосторонних контрактов с контрагентами, была сделана интеграция с федеральной сетью, отслеживающей переводы между США и другими странами, была проведена большая работа по интеграции с Salesforce, решен ряд других задач.

Основными результатами внедрения, по оценке Ильи Зайчикова, стали следующие:

• когда методология Agile хорошо работает в том числе и на стороне заказчика - это большая помощь вендору;
• оправдал себя подход к проекту с т. зрения экономической эффективности;
• языковой и ментальный барьеры преодолимы;
• опыт, полученный в российском финансовом секторе, применим за рубежом.

Американские коллеги реально считают каждый доллар, - поделился впечатлениями Илья Зайчиков, – Они постоянно показывают нам и себе, сколько они выигрывают в деньгах, пишут нам благодарственные письма. Подход абсолютно с точки зрения экономики, мы постоянно видели, сколько денег экономим банку.

Исполнительный директор EveryTag Артем Роменский посвятил свое выступление тому, как противодействовать утечкам аналоговых копий документов – бумажных, фотографий с экрана и других – при помощи бесшовно внедряемого в СЭД решения от EveryTag. Удобство и безопасность – два важных аспекта СЭД, сказал спикер, а статистика показывает, что документы утекают на сторону, как бы их ни цифровали, и основные виновники утечки - сотрудники компании. Безнаказанность, безответственность позволяет им фотографировать с экрана, выносить документы за пределы компании, что несет репутационные риски.

Система EveryTag бесшовно встраивается в СЭД, каждый пользователь получает уникальную, персонализированную цифровую копию документа. Поэтому, если документ всплывает где-либо, с помощью системы можно найти, откуда и из-за кого произошла утечка. В системе реализована возможность идентификации каждой сессии работы, экранная форма каждого пользователя тоже уникальна.

Исполнительный директор EveryTag Артем Роменский

Законченных проектов пока нет, но пилоты прошли в больших уважаемых организациях, - рассказал Артем Роменский, - Система позволяет сделать триллионы уникальных экземпляров одного и того же документа. По каждому можно провести расследование.

Руководитель направления ECM и искусственного интеллекта в документах департамента бизнес-решений компании Softline Полина Дуйкова в своем выступлении предложила поговорить об использовании в ЕСМ искусственного интеллекта, рассказала о реализованных кейсах с применением элементов ИИ. В общем случае, искусственный интеллект избавляет сотрудников от рутинных операций, уменьшает ошибки от человеческого фактора, увеличивает скорость бизнес-процессов, сказала Полина Дуйкова. И система интеллектуальной обработки документов ARIO от вендора DIRECTUM – стратегического партнера Softline – использует технологии ИИ. Это самообучающаяся система и полностью самостоятельный продукт, который не обязательно использовать в составе СЭД DIRECTUM, отметила спикер.

Руководитель направления ECM и искусственного интеллекта в документах департамента бизнес-решений компании Softline Полина Дуйкова

Компания Softline уже реализовала несколько проектов с элементами ИИ, в их числе:

• по интеллектуальной обработке входящей корреспонденции - на 30% сократилось время делопроизводителей на рутинную работу;
• по обработке бухгалтерских документов - кейс на базе ERP «Галактика», запущен в промышленную эксплуатацию;
• по сверке номенклатурных позиций в разных справочниках.

Что должно быть в ЕСМ с точки зрения ИИ? – задалась вопросом Полина Дуйкова, - Все должно быть правильно, просто, должна быть возможность самостоятельно развивать систему. Должны быть реализованы визуальная разметка документа, возможность дообучения системы в процессе работы, нечеткий поиск НСИ, механизмы оценки вероятности с привлечение технологий RPA. В целом, технологии искусственного интеллекта есть смысл применять при оборотах от 10 тыс. документов в месяц.

Александр Кузьмин, руководитель проектов WSS Consulting, рассказал о крупном проекте внедрения WSS Docs, реализованном в группе компаний «Полюс» - это порядка 30 компаний. Была создана система электронного документооборота на базе МФЦ – отдельного подразделения в составе группы компаний. Этот проект был признан лучшим по ЭДО по версии CFO Russia в 2019 году, подчеркнул спикер. Его можно рассматривать в качестве примера реализации цифровой стратегии на базе общих центров обслуживания нового поколения.

В числе целей проекта - создание единого электронного архива, его интеграция с «зоопарком» учетных систем, работающих в компаниях группы. Было реализовано взаимодействие между фронт-офисами, где документы принимались, сканировались, верифицировались, и бэк-офисами, куда электронные документы передавались в кадровую службу и бухгалтерию для дальнейшей обработки и хранения.

Александр Кузьмин, руководитель проектов WSS Consulting

Вторая крупная цель проекта – снижение трудоемкости и стоимости учетных операций за счет перевода первичных документов в электронный вид. Были переведены внутренние документы по хозяйственным и складским операциям, а также внешний документооборот. В числе задач проекта – экономия средств на учетных операциях, ускорение подписания документов и повышение прозрачности документооборота.

Проект длился три месяца, его результатами стали автоматизация кадрового учета, бухгалтерии, а также взаимодействия с поставщиками и покупателями. В ходе проекта электронный архив был интегрирован с учетными, кадровыми, складскими системами, а также с системой распознавания. Таким образом, в рамках группы компаний был реализован полноценный документооборот с электронной подписью. Характерно, что после внедрения СЭД 97% из запланированных для перевода в электронный вид документов стали обращаться именно в таком виде, потому что пользователи уже не хотели возвращаться к бумажному документообороту, отметил Александр Кузьмин.

Последние 2-3 года основное требование - реализация сквозных бизнес-процессов, - констатировал Александр Кузьмин, – Бизнесу не нужно делать что-то руками. Пользователь хочет отсканировать документ, в этой же системе отправить его в архив и отсюда же отправлять на подписание другим сотрудникам.

Александр Кузьмин также уточнил, в чем новизна, характерные признаки нового поколения общих центров обслуживания (ОЦО), упомянутых в докладе на конференции, и какие преимущества/недостатки есть у модели внутреннего аутсорсинга ОЦО. Одним из ключевых параметров ОЦО нового поколения является наличие единой информационной системы, которая позволяет структурировать хранение электронных и сканов бумажных документов, осуществлять удобный поиск, а также отладить процесс обмена, согласования и подписания, говорит представитель WSS Consulting.

Сложности при формировании модели ОЦО могут возникнуть на этапе внедрения, так как процесс довольно трудоемкий и требует детального изучения каждого отдельного бизнес-процесса компании. Также необходимо учитывать сразу несколько составляющих - непрерывную работу пользователей в системе, параллельную автоматизацию текущих процессов и обучение сотрудников новым алгоритмам работы с документами. Однако модель внутреннего аутсорсинга ОЦО не может быть не прибыльна для крупной распределенной компании. Удешевление процессов за счет перевода документов в электронный вид и увеличение скорости работы с документами на долгосрочной перспективе позволяют компании значительно оптимизировать свои расходы, - объясняет Александр Кузьмин.

Кроме того, он рассказал, что происходит с СЭД ГК «Полюс», проект по созданию которой был реализован в прошлом году, и какие большие проекты реализованы или запущены WSS Consulting в 2020 году. По словам Александра Кузьмина, сегодня все 30 компаний группы «Полюс» успешно пользуются системой WSS Docs для ОЦО.

Мы развиваем систему совместно с заказчиком, добавляем новые процессы и виды документов, оказываем техническую поддержку. В этом году в рамках развития системы мы запустили не менее крупный проект по автоматизации и переводу новых видов документов в электронный вид, в рамках которого будет разработано порядка 11 модулей, большинство из них относятся к кадровому документообороту, - говорит Александр Кузьмин.

А список масштабных проектов WSS-Consulting в этом году пополнила буровая компания «Евразия», для которой были автоматизированы формализованные и неформализованные бухгалтерские документы в WSS Docs, проект по автоматизации входящих и исходящих неформализованных ЮЗЭДО для компании «Фосарго», а также проект по автоматизации договорных документов для группы компаний ТМК, включающий подписание документов ЭП, интеграцию с SAP, договоры и спецификации между предприятиями группы.

Стоит отметить, что данные проекты были реализованы в рамках развития существующего решения WSS Docs, которым сотрудники предприятий уже пользовались, - резюмировал Александр Кузьмин.

Руководитель практики автоматизации процессов Георгий Бондаренко, Unlimited Production, рассказал о новой разработке - мобильный СЭД в интерфейсе чат-бота на платформе Express. Обычное мобильное приложение имеет проблемы с ИБ, для обеспечения защиты требуется внедрять MDM-решение, а это дорого, отметил спикер. Есть альтернативное решение – чат-бот, когда рабочие задачи выполняются непосредственно в мессенджере. Это простой инструмент для сложных систем, безопасность обеспечена платформой и не требует установки MDM-решений, обновления делаются втрое быстрее, а дистрибуция осуществляется моментально, подчеркнул Георгий Бондаренко.

Руководитель практики автоматизации процессов Георгий Бондаренко, Unlimited Production

Он поделился опытом своей компании, когда в самом начале карантина для одного из крупнейших заказчиков был разработан рабочий вариант мобильной СЭД. От постановки задачи до работающего приложения на смартфонах пользователей прошло всего 1,5 месяца. В результате заказчик получил базовый функционал, включающий возможность согласовывать документы, переназначать документы на других пользователей, вести поиск документов. При этом решение оказалось в десятки раз дешевле разработки полноценного мобильного приложения, заявил докладчик.

Express – единая платформа и одновременно корпоративный защищенный мессенджер, чат-боты для других систем: не только СЭД, но и порталов, систем мониторинга, с которыми можно интегрироваться и переводить пользователей на мобильное взаимодействие, – констатировал Георгий Бондаренко, – Получается, все – от общения до выполнения рабочих задач - в одном приложении.

Руководитель направления «Управление контентом и документооборотом» компании «Крок» Алексей Пестерев рассказал о проблематике создания и эксплуатации электронных архивов. Спикер отметил, что практически в каждом проекте компания ставит первоочередной целью решить такие проблемы заказчиков как отсутствие единой базы документов и их длительный поиск, а также высокие финансовые и трудозатраты на поддержку бумажного архива и их дублирования в электронном архиве или СЭД.

Компания регулярно анализирует портфельные проекты, ситуацию на рынке, основные выводы следующие:

• большая часть компаний пока не внедрили электронный архив;
• примерно треть компаний планирует или уже делает внедрение электронных архивов;
• большая часть компаний до сих пор продолжает копить бумажный архив, не переводя его в электронный вид.

Руководитель направления «Управление контентом и документооборотом» компании «Крок» Алексей Пестерев

Работа с электронным архивом требует оцифровки документов с поддержкой их юридической значимости, разграничения прав доступа пользователей, возможности запроса доступа к документу в электронном виде с выдачей в читальный зал, проверки целостности, гарантированного уничтожения и отсутствия цифровых следов. При этом архив должен в обязательном порядке поддерживать загрузку документов из разных источников.

Алексей Пестерев подчеркнул, что «КРОК» работает с ведущими вендорами ECM-решений – DIRECTUM, OpenText, Tessa, Docsvision, а также развивает собственный продукт «КСЭД 3.0». В завершение доклада спикер отметил, что, если речь идет о стратегии, то документы лучше хранить в облаке, а не на своей площадке, и предложил размещать контент в облаке «КРОК». Также он коротко рассказал о некоторых реализованных проектах по созданию электронных архивов в банковской сфере, нефтегазовой отрасли, в крупной транспортной компании, в Мосгорсуде.

Многие компании, внедрившие СЭД давно, сегодня завершают цикл ее использования, - констатировал Алексей Пестерев, – Перед ними встает выбор - либо глубокое обновление текущей системы, либо переход на новую СЭД. И в том, и в другом случае важно решить вопрос - сохранить накопленные данные или исключить? Если сохранить, то как – в обновленной СЭД или в электронном архиве? На текущий момент системы развиваются, для создания электронного архива можно использовать любое решение. Важно, чтобы была обеспечена безопасность и бесшовная интеграция. И здесь помогают интеграционные шины, а также новые технологии, например, роботы.

Кроме того, Алексей Пестерев поделился своим видением российских компаний, для которых создание электронного архива доступно в плане расходов и экономически выгодно по факту реализации. По его мнению, создание электронных архивов прежде всего доступно и выгодно крупным территориально-распределенным компаниям, банкам, сетевым и энергетическим компаниям, предприятиям нефтегазового сектора, металлургическим компаниям.

Также интерес к инструментам долговременного хранения проявляют крупные телеком и e-commerce компании. В основном, это компании высокого уровня зрелости, которые уже перевели бизнес-процессы и контент в цифру и имеют опыт внедрения и реального использования ECM-решений, - добавил представитель «КРОК».

Объем архивных документов у них огромен, говорит Алексей Пестерев. В процессе внутреннего и внешнего документооборота с контрагентами есть много точек создания и хранения документов, а также источников информации в электронном виде (СЭД, ERP, HRM).

Таким клиентам важно структурировать и объединить документы по разным типам. Например, это может быть архив клиентских досье, где документы объединяются по типу клиента и видам взаимоотношений с ним. Найти нужный архивный документ в таком сервисе можно за несколько кликов, а не инициировать запрос ответственному за архив и тратить время на ожидание, - пояснил он.

решают аналогичные задачи в части создания электронных архивов, хранения бумажных? Говоря о том, чему можно поучиться российскому бизнесу, российским нормотворцам у крупных компаний в странах Запада, Алексей Пестерев отметил, что зарубежные компании решают такие задачи давно и активнее всего перевод бумаги в электронный архив практикуется в госсекторе. Цель - обеспечить длительное хранение документов и их сохранность, предоставить доступ к документам для сотрудников из любой точки мира, накопить и переиспользовать данные.

В технологическом плане Россия в лидерах, но в части «нормативки» и госрегулирования электронных архивов нам стоит присмотреться к опыту зарубежных коллег – стратегическому плану Национального архива США (НАРА), общеевропейскому проекту E-ARK и т.д., - считает он.

Артем Минаков, начальник отдела информационной безопасности компании «НОРСИ-ТРАНС», производителя линейки отечественных серверов и СХД на процессорах «Эльбрус», рассказал о трех решениях для организации электронного документооборота, совместно с компаниями InterTrust, ЭОС и ИВК. В состав первого СЭД-решения, успешно протестированного в Новосибирской области, входят сервер «Яхонт-УВМ Э12» на платформе «Эльбрус» и СЭД CompanyMedia, а также ОС «Астра Линукс» (релиз Ленинград 8.1), «Альт 9 СП Сервер», СУБД PostgreSQL или Postgres Pro.

Артем Минаков, начальник отдела информационной безопасности компании «Норси-Транс»

Второй СЭД-комплекс прошел успешное тестирование в учебном классе МФЦ Калининградской области, а также направлен в МФЦ Орловской области на опытную эксплуатацию. В комплекс входят АИС «МФЦ ДЕЛО», сервер «Яхонт-УВМ Э12» / «Яхонт-УВМ Б», ОС «Альт Сервер». И, наконец, защищенное СЭД-решение реализовано на базе сервера «Яхонт-УВМ Э12», ОC «Альт 8 СП Сервер», СУБД Postgres Pro и СЭД «ИВК БюрократЪ», заказчик – Минобороны.

Эти три решения входят в экосистему прикладных ИТ-систем на базе оборудования «Яхонт-УВМ». В эту экосистему также входят программно-аппаратный комплекс для универсального электронного архиве на базе ПО «ЭЛАР Контекст», СХД архивной информации на защищенной облачной платформе - совместное решение «НОРСИ-ТРАНС» с IQR на базе ValoCloud. Докладчик обратил внимание вендоров, что в экосистеме пока остаются вакантные места для совместных решений по следующим направлениям – центры организации дорожного движения, ситуационные центры, системы бюджетирования.

К сожалению, у тех, кто разрабатывает законы по импортозамещению, есть индульгенция на их неисполнение, - заметил Артем Минаков, – Но у нас уже есть заказы от региональных органов власти на закупку наших серверов. Надеюсь, на базе регионов будет создан прецедент настоящего импортозамещения.

По завершении конференции и в перерыве участники общались в неформальной обстановке.

Информация о партнерах конференции

Платформа управления документами и бизнес-процессами TESSA –

ECM/BPM платформа с современным интерфейсом для создания высокопроизводительных решений по автоматизации документооборота и бизнес-процессов в различных сферах бизнеса. Базовая поставка системы включает типовое решение по регистрации и согласованию документов, управлению поручениями и стандартными отчетами. TESSA имеет трехзвенную архитектуру. В качестве СУБД используется MS SQL Server, PostgreSQL, Postgres Pro, сервер приложений работает под управлением Windows Server, ОС Linux (Astra Linux, Calculate Linux, РЕД ОС). Стандартные клиентские рабочие места: полнофункциональный web-клиент, windows-приложение, почтовый клиент - работают в локальной сети или через Интернет по протоколу https. Гибкие возможности настройки и современные технологии .NET обеспечивают плавную и безупречную работу рабочего места пользователя и минимальное время отклика приложения даже в условиях ограничений каналов передачи данных. TESSA зарегистрирована в Едином реестре российских программ для ЭВМ и баз данных Минкомсвязи России (№2187).

СЭД ТЕЗИС — готовое решение для автоматизации документооборота, делопроизводства и управления рабочими процессами. Подходит для компаний любых размеров и отраслей, государственных структур, научных, образовательных и медицинских учреждений. Преимущества системы:

• Технологическая свобода

Кроссплатформенность, возможность использования любых ОС, браузеров, СУБД и серверного ПО.

• Свобода доступа и мобильность

Современное мобильное приложение под iOS и Android на базе React Native, позволяющее работать с документами и задачами оффлайн.

• Свобода выбора пути развития системы

Гибкая настройка, возможность автоматизации уникальных процессов, выходящих за рамки классического электронного документооборота.

• Мощная свободная платформа CUBA

Открытый исходный код гарантирует независимость от вендора и позволяет самостоятельно развивать решение. Решение на 100% соответствует политике импортозамещения. СЭД ТЕЗИС выпущена в 2010 году. Общее количество проектов внедрения системы превышает 500. Среди крупнейших из них можно отметить как реализованные в госструктурах (МИД РФ, Правительства Калининградской области и республики Коми, Администрация губернатора Самарской области, Российский морской регистр судоходства, Госкорпорация по ОрВД), так и в коммерческом секторе (розничная сеть по продаже техники DNS, ювелирная сеть 585 GOLD, производитель бытовой техники Whirlpool, фармацевтическая компания ROCHE, страховая компания «Ингосстрах», «Независимая нефтегазовая компания»).

Компания Электронные Офисные Системы (ЭОС) - ведущий российский производитель и поставщик систем автоматизации документооборота, ECM-систем и электронных архивов.

Системы компании ЭОС позволяют эффективно осуществлять единое комплексное управление различными документационными процессами организации, которые легко адаптируются под потребности конкретной отрасли, компании и индивидуального пользователя

EveryTag

Компания EveryTag – российский разработчик комплексных решений в сфере управления корпоративным контентом и информационной безопасностью организаций. В основе миссии компании лежит создание эффективной и защищенной информационной среды для бизнеса и государственных структур.

Продукты на базе технологии EveryTag решают проблемы уязвимости отображенной на экране и распечатанной информации, предотвращая таким образом репутационные и финансовые потери компаний. В основе технологии лежит запатентованный алгоритм маркировки, который создает уникальную копию отображения информации для каждого сотрудника компании или контрагента. Она позволяет контролировать утечки ценной информации: корпоративных документов, персональных данных, коммерческой тайны, уникальных разработок и деликатной информации. На сегодняшний день это уникальное решение для любого бизнеса и госструктуры, который владеет ценной финансовой или интеллектуальной информацией.

В компании задействованы ключевые эксперты российского рынка информационной безопасности с более, чем 15-летним опытом работы на рынке. Экспертиза команды EveryTag выросла из проектов крупнейших компаний российского рынка, работающих в сфере инвестиций, добычи и транспортировки полезных ископаемых, информационной безопасности, финансового консалтинга и других.

Технология EveryTag запатентована и включена в Единый реестр российских программ для ЭВМ и баз данных Минкомсвязи России (Приказ Минкомсвязи РФ от 12.04.2018 №157).

Полная информация о компании и продуктах – на сайте everytag.ru

WSS-Consulting

Компания WSS-Consulting – российский разработчик и интегратор комплексных решений по управлению корпоративным контентом. Основной специализацией компании является внедрение системы электронного документооборота WSS Docs и корпоративных порталов WSS Portal. Продукты WSS-Consulting легко адаптируются под индивидуальные потребности конкретной организации. За 14 лет компания выполнила более 500 проектов для среднего и крупного бизнеса, государственных и муниципальных учреждений по всей территории России, а также в странах СНГ и дальнего зарубежья. Среди клиентов компании: ТМК, ОМК, ПАО «Полюс», Фосарго, Альфа Банк, POCHAHO, Лента, Роснефть и другие. С каждым годом финансовые показатели компании в среднем растут на 100% WSS-Consulting имеет 10-летний опыт в создании Общих центров обслуживания для компаний разных отраслей экономики. В 2019 году масштабный проект по созданию ОЦО для ПАО «Полюс» получил премию «Внедрение года в сфере ЭДО» по версии портала CFO-Russia. Каталог дополнительных модулей для системы WSS Docs содержит более 100 решений, в число которых входит Электронный архив, автоматизация процесса заседаний коллегиальных органов, командировки, авансовые отчеты, модуль мультизычности, мобильный клиент и другие.

Полная информация о компании и продуктах – на сайте https://wss-consulting.ru/

Softline

Softline – лидирующий глобальный поставщик IT-решений и сервисов, работающий на рынках Восточной Европы, Америки и Азии. Мы помогаем нашим заказчикам осуществить цифровую трансформацию бизнеса и защитить его от угроз средствами кибербезопасности. Мы предлагаем комплексные технологические решения, облака, программное и аппаратное обеспечение и широкий спектр IT-услуг. Глобальная IT-компания с уникальной экспертизой По итогам 2018 года оборот Softline превысил 1,36 млрд долл., рост в регионе LATAM составил 26%, рост в регионе APAC - 46%. Компания представлена в 95 городах 50 стран мира. За более чем 25 лет успешной деятельности мы накопили уникальный опыт работы на крупных, динамично развивающихся рынках. Компания Softline является партнером более чем 3000 поставщиков программного и аппаратного обеспечения, имеет высочайшие партнерские статусы всех ключевых вендоров. Нашим поставщикам мы предоставляем уникальный канал маркетинга и продаж, охватывающий все страны нашего присутствия. В то же время мы всегда находимся на стороне клиента и предлагаем решения, наилучшим образом решающие его задачи. Клиентами Softline уже стало более 60 000 частных и государственных организаций всех масштабов, от крупных корпоративных заказчиков до среднего и малого бизнеса. Более 1500 аккаунт-менеджеров, 1000 специалистов по продажам решений и technical presale, 1000 инженеров и технических специалистов помогают заказчикам выбрать оптимальные IT-решения и грамотно внедрить их.

Полная информация о компании и продуктах – на сайте https://softline.ru/

• 9-я конференция СЭД и ECM Day
• 8-я конференция СЭД и ECM Day
• 7-я конференция СЭД и ECM Day
• 6-я конференция СЭД и ECM Day
• 5-я конференция СЭД и ECM Day
• 4-я конференция СЭД и ECM Day
• 3-я конференция СЭД и ECM Day
• 2-я конференция СЭД и ECM Day
• 1-я конференция СЭД и ECM Day